摘 要:高校的管理是一种专业化的、高难度的管理。在高校管理工作传统组织传播中尚存在着有价值的信息未能得到充分的传播、缺少双向沟通、组织传播缺乏制度化等问题。有效构建高校组织的民主管理运行机制、加强管理沟通、采用多种渠道相结合的传播方式、健全管理模式和激励机制等是促进高校行政管理科学化的有效途径。

关键词:高等学校;行政管理;组织传播

高校作为实施高等教育的社会组织,在国家政治、经济和社会生活中发挥着重要作用。高校管理是一种专业化的、高难度的管理。传播是管理行为的最基本形式,它不仅成为各具体管理活动的基本手段而渗透到管理的各个角落,并贯穿于管理全过程的始终,因而也成为决定组织管理成败的关键;而且,随着管理研究领域的不断扩展,传播也必然影响着组织活动的更多方面,并进一步巩固其基础地位和作用,从而又将成为组织生存和发展的决定性力量。高校行政管理部门作为一个组织,它具有典型的传播特性。

组织传播是管理的一种表现形式。管理的每一种手段本质上都是属于组织成员交换信息的行为。高校行政管理(包括对人力、财物、时间、信息的管理)就是要通过组织、计划、实施等行动,使学校所拥有的人力、物力、财力发挥出最大的效益,实现学校的培养目标,完成各项任务。而组织传播在行政管理活动中起着举足轻重的作用。

一、高校行政管理中组织传播的特点及存在的问题

1.高校行政管理中组织传播的特点

高校行政管理中组织传播的特点可以从以下两方面来讨论:1)从传播的方向来看,组织传播对于高校来说,就是各院系之间、各班级之间、学校与学校之间、学校与社会之间的信息交流与沟通。其组织传播的方向有横向和纵向两种,纵向传播又有自上而下和自下而上两种。2)从传播的通道来看,高校组织中各成员之间传播互动内容可大致分为工作进展、工作要求、组织政策、薪水和福利等等。其信息的来源有直属领导、部门会议、其他部门的成员、管理者的陈述、同部门同级别的同事、直属领导的上司、高层管理者、下属等。高校信息传播基本上可分为两种形式:一是面对面的人际互动;二是透过中介通道,分书面沟通、口头沟通和非文字语言沟通三大类。

2.高校管理工作传统组织传播中存在的问题

(1)有价值的信息未能得到充分的传播。传统的高校组织传播模式主要是纵向性的层级传播,横向性的信息沟通不多,传播手段主要是文件通知、会议传达。由于在传播过程中受不同层次传播者对信息理解和选择的影响,造成信息量的减少和信息失真,传播的效果很受限制。特别是以口头方式进行的传播中,由于传播者的理解力、记忆力、转述力及个人好恶的不同,信息很容易失真。另外,处于组织内部流通环节的每一中间环节人,都既是信息的传送者,又是信息的“把关者”,各人的思想觉悟不同,利益不同,会根据自己的好恶而对信息进行加工或篡改,从而影响信息的有效传播。

(2)缺少双向沟通。有关学校发展的战略目标与计划,以及与教职工切身利益相关的重大政策的制定,牵涉面广而且复杂,但由于教职工民主参与的渠道不足,重大政策的制定和实施有时未能在有效传播与民主参与的基础上进行。一方面,是因为有些教职工民主参与意识不强,另一方面,是因为缺乏反馈或反馈不及时,影响教职工提意见和建议的积极性。沟通的关键仍在于组织管理者对组织传播的重视程度。缺乏有效的双向沟通,既减弱了个人对组织目标的认同和与他人合作的愿望,扼杀了教职工宝贵的创新精神和工作积极性,又反过来也进一步降低了组织传播的效果。

(3)组织传播制度化缺失。组织传播是一个改变态度、影响行为的持续的连贯的过程。但在具体工作中,往往缺乏统一的传播制度。校办、宣传部门以及工会组织作为高校组织传播的主要机构,有时只从各自的部门事务出发,缺乏协调与合作,达不到有效处理信息、及时反馈意见的系统要求;而各职能部门则一般只负责制定本部门的政策,至于制定的政策是否合乎实际,执行中存在哪些问题、效果如何,没有专门人员跟进调查研究,导致各部门制定的政策、规定有可能相互抵触,从整体上降低了职能部门的服务功能。