a. 接收或发送传真时，如果需先人工呼叫，在接通电话时首先应口齿清晰地说“你好”，然后报出自己的公司或单位的名称以及详细的部门名称等。通话时，交流语气要热诚、口音要清晰、语速平缓为佳。电话语言要简洁、得体、准确，音调适中，态度自然。

b.发送传真时应先仔细查阅相关资料，传真内容应当包括发件人的的信息以及所传真文档日期和页数，并且应写清接收人的全名。