电子邮件，又称电子函件或电子信函，它是利用电子计算机所组成的互联网络，不仅安全保密、节省时间，又不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通讯费用。

（一）使用电子邮件的优点及缺点

１ ．优点

（１）不用信纸和笔，用电脑就可以了。

（２）免费使用，免贴邮票，免投邮筒，直接成本只是使用电脑的电费和网费。

（３）安全性高，不用担心信件遗失。

（４）没有收信人人数的限制。

（５）速度快，一般情况下是即发即收。

２ ．缺点

（１）须有电脑，有使用场合的限制，最基本的条件是有一部电脑并且能上

网，收信人也要具备收信的能力。

（２）只能传递信息，无法传递有形的物体，无法取代传统的包裹或货物邮

递。

（二）电子邮件的格式与内容

（１）纯文字格式：任何版本皆可收发，档案小，但无法加入图片、声音等。

（２） Html 格式：可加入图片、声音等多媒体，还可变换字型、大小、位置、插入图片，甚至超链接，要求IE 的版本在３ ．０ 版以上，且档案较大。

（３）你可以把文件附加在E 唱mail 中。最好不要使用很大的附件，除非你知道收信人确实需要。

（三）收发电子邮件

收发电子邮件是人们利用网络办公最常见的手段，也是最重要的方式。在收发电子邮件的不同阶段，大家务必要遵循一定规则。

１ ．撰写与发送

电子邮件的撰写与发送皆有一定规定和要求：

（１）为节约费用，在撰写电子邮件时，尤其是在撰写多个邮件时，应在脱机状态下撰写，并将其保存于发件箱中。然后在准备发送时再连接网络，一次性发送。

（２）利用网络办公时所撰写的必须是公务邮件，不可损公肥私，将单位邮箱用做私人联系途径之用，不得将本单位邮箱地址告诉亲朋好友。

（３）在地址板上撰写时，应准确无误地键入对方邮箱地址，并应简短地写上邮件主题，以使对方对所收到的信息先有所了解。

（４）在消息板上撰写时，应遵照普通信件或公文所用的格式和规则。邮件篇幅不可过长，以便收件人阅读。

（５）邮件用语要礼貌规范，以示对对方的尊重。撰写英文邮件时不可全部采用大写字母，否则就像是发件人对收件人盛气凌人的高声叫喊。

（６）不可随便发送无聊、无用的垃圾邮件，无端增加网络的拥挤程度。

（７）要保守国家机密，不可发送涉及机密内容的邮件，不得将本单位邮箱的密码转告他人。

２ ．接收与回复

接收与回复电子邮件时，通常应注意以下几点：

（１）应当定期打开收件箱，最好是每天都查看一下有无新邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。

（２）应当及时回复公务邮件。凡公务邮件，一般应在收件当天予以回复，以确保信息的及时交流和工作的顺利开展。若涉及较难处理的问题，则可先电告发件人已经收到邮件，再择时另发邮件予以具体回复。

（３）若由于因公出差或其他原因而未能及时打开收件箱查阅和回复时，应迅速补办具体事宜，尽快回复，并向对方致歉。

（４）不要未经他人同意向对方发送广告邮件。

（５）发送较大邮件需要先对其进行必要的压缩，以免占用他人信箱过多的空间。

（６）尊重隐私权，不要擅自转发别人的私人邮件。