试论高校秘书新媒体的应用

发布时间:2016-11-12 15:26

一、新媒体能便捷传送信息

作为高校的秘书,向其他老师传达领导的信息指示是常规性工作。对秘书来说,这项工作内容简单,任务却很重。采用打电话通知的方式最劳累,每给一个老师打一次电话,就得重复一次同样的话,几十上百个老师,经常打完电话后,就会筋疲力尽,口干舌燥,甚至头晕目眩。后来,采用手机短信的方式来传送信息,虽然能群发,但还是觉得用拇指按键拟写信息比较费劲,也会弄得人焦头烂额。再后来,网络媒体软件“飞信”的诞生,给高校秘书带来了福音。只要在电脑上轻松拟写信息,然后一点回车键,直接群发完事,真是快哉乐哉。最近,微信的兴起,更是让秘书乐不可支,只要拿起手机,打开微信,按住录音按钮,发出你的声音,马上你的声音将会以飞快的速度传达到每位老师的微信上。新媒体的应用让秘书传达信息有了捷径,有了法宝,让秘书在弹指一挥间就能完成领导安排的任务。若拒绝新媒体的使用,固执己见,墨守成规,秘书的工作将难以迎合大众使用新媒介的节奏,难以迎合大众的生活趣味,更难以轻松愉快地完成工作。

二、新媒体让搜集资料有了抓手

高校秘书是领导的参谋助手,是领导的智囊团,也是领导的资料搜集员。领导出入场合多,接见的对象有专家教授,有外国来宾,也有普通老师、学生家长,甚至是朴实的农民等。领导是否能跟接见对象有话可说,谈得来,谈得精,谈得透,一方面取决于领导自身的学识和涵养;一方面取决于其秘书的鼎力相助,能否提前为领导准备好相关材料,让领导能及时阅读相关知识,了解情况甚至是前沿的热点话题。某大学领导学识渊博,风度翩翩,名声在外,是各位老师、朋友敬佩的楷模。其原因就是此领导平易近人,跟每一位老师都能谈到心里去,能做到在什么山上唱什么歌,见什么人说什么话,可谓是才高八斗,对各行各业都有研究。外行的人都认为领导管理有方,聪慧无比,才气冲天,可内行的人都知道,领导能这样叱咤风云,滔滔不绝,妙语连珠,能有这样的非凡谈吐,很大一部分功劳要归功于秘书的未雨绸缪、披星戴月。

手机4G联网服务,更是让秘书搜集起资料来得心应手,遇到紧急的信息查询只要打开手机就能查到。记得一位领导参加某次动员大会,发言前悄悄问自己的秘书,说在《人民日报》上经常提到一句话,“没有比脚更长的路,没有……”这后半句是什么,秘书当时也不知道,但却不慌不忙,很从容地打开手机上网查询,不到1分钟就查到了这句话“没有比脚更长的路,没有比人更高的山。”当秘书告知领导时,领导非常高兴,还亲切地拍了拍秘书的肩膀,随后自信地走上讲台慷慨陈词,侃侃而谈。可以说,新媒体已经成为秘书筷须臾不离的工具,它的快捷性让秘书如沐春风,也能让秘书蹄疾步稳的工作。对比以前,网络没有得到广泛应用时,秘书要想搜集材料,只能到图书室查询,一本本地翻阅并作记录,工作量很大,很费功夫。不像现在,在网上找着资料后直接复制、粘贴,整理成电子文稿,直接发送到领导邮箱即可,需要纸质材料时,可直接在电脑上打印,方便得很。新媒体的应用让高校秘书长了一双飞翔的翅膀,可以在秘书工作领域里任意驰骋。

三、新媒体是高校秘书的导航灯

高校秘书是领导的服务者,进一步说,秘书就是领导的服务员,这种服务性的工作在陪同领导出差时显得尤为明显。出差过程中,最让秘书头疼的并不是提包、饮食安排服务,而是路线方位的服务问题。有的秘书天性方向感差,即使方向感好的秘书到了陌生地也免不了迷路。自己迷路了没事,关键是身边还有领导,秘书总不能带领导在原地转来转去,尤其是遇到赶时间去洽谈业务的时候,时间容不得浪费一点点。不少秘书因为迷路的事受到了领导的责难和训斥,甚至是被炒鱿鱼。现在,新媒体的应用却把这一问题给迎刃而解了。秘书在陌生地迷路了,不需要着急,从兜里掏出手机,点击手机网络上的导航软件,它将详细清晰地引导你找到目的地。新媒体的出现,真可以说是踏破铁鞋无觅处,得来全不费功夫。它让秘书费尽周折难办成的事儿变得不费吹灰之力。

有时领导会组团到外地调研,浩浩荡荡,几辆校内公车载着考察人员行进在路上。因高速上车多,司机驾驶技术水平,或驾驶习惯有差异,免不了会有车掉队,在陌生地寻找车辆煞费苦心。新媒体的应用,让这个难题化解了。办事周到的秘书会提前在每一辆车上放置一个定位仪,这样任何一辆车所处的位置秘书在自己的手机上都能看到,可以说是了如指掌。即使走丢了,也可以根据显示方位很快地找到这辆车。要是没有新媒体,想找到掉队的车辆,可能会比登天还难,经常为了等待掉队车辆会浪费掉1~2个小时,甚至更多。也许有的高校秘书对新媒体的应用不屑一顾,觉得没有新媒体也能办成事,不在乎办公效率高低。但新媒体已经应用到生活中的点点滴滴了,把新媒体挡在门外的秘书也将被新媒体挡在门外。

苟日新,日日新,又日新,日新月异,新媒体的应用在不断推动着社会的进步,同样也对社会群体提出了技术性要求。高校秘书作为社会服务行业的弄潮儿,必须适应时代节奏,在第一时间掌握新媒体技术,学以致用,将其很好地应用融合到自己的本职工作当中,增长服务能力,提高服务水平,在让领导满意的同时,更好地解放和愉悦自己。高校秘书要时刻不忘用先进思想和精尖技术武装自己,掌握一流的新媒体技术,争做新媒体的宠儿,争取把自己打造成新型的“黄金”秘书。

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