由于社会档案意识的普遍淡薄,档案工作的实际社会地位没有得到应有的重视,使得档案人才的培养和引进较为困难,同时又引发档案人才的流失。下面是由小编整理的档案类职称论文，谢谢你的阅读。

档案类职称论文篇一

浅谈如何保证企业技改档案的完整规范

摘 要：企业技改工程档案是企业技改工程建设过程和建设成果的真实反映，它对于加强技改工程质量控制，以及工程日后维修、改建、扩建等具有重要作用。本文主要阐述了技改中档案不够完整规范的原因，以及确保技改档案归档完整规范所采取的具体措施。

关键词：档案 管理 企业档案管理 技改档案

随着我国 社会主义市场体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，面对市场竞争愈加激烈的严峻形势，很多企业的老厂区及老生产线已完全适应不了企业 发展的需要。鉴于企业的客观状况和城市规划的要求，很多企业实施了易地技术改造工程。龙岩烟草工业有限责任公司(前称龙岩卷烟厂)的易地技术改造于2000年7月7日正式开工，2002年10月4日全面投入试生产，2003年6月30日全面竣工。工程总投资达8.5亿元，占地209亩，总 建筑面积124567平方米;主要设备集自动化、信息化、智能化和环保型为一体，汇集了美、英、德、法、意、芬、日等国卷烟工业的最新科技。2007年，为了适应行业推进以市场为取向改革的新形势，加强创新研究，突出“七匹狼”品牌风格特征，企业又着手进行了精品“七匹狼”车间技术改造项目，进一步提升“七匹狼”品位，增强企业核心竞争力。易地技术改造工程是我厂建厂史上的跨世纪工程，它投资大、科技含量高、建设工期长、工种多，形成的档案资料多种多样。如何保证技改中档案的完整规范，是一个值得我们探讨的问题。

一、技改中档案不够完整规范的原因

1、前期档案的缺失

前期档案主要包括项目建议书及其报批文件，可行性研究 报告及其评估、报批文件，项目评估、论证文件，项目选址意见书及其报批文件，设计任务书、 计划任务书及其报批文件等，它涉及的单位、部门多，各单位、部门之间相互交叉，管理层次多，按有关程序办理的文件材料也多，一份文件从编写到传签再到行文签发需要的时间较长，工程管理人员若没有做到随时随地搜集、积累已形成的文件材料，没有做到及时催还被借阅的文件，就必然使得前期依据性文件产生丢失、遗漏或损坏。

2、施工档案的缺失

建设工程施工档案主要包括了开工报告、工程技术交流、工程图纸会审纪要、设计变更材料、施工 组织设计、施工操作规程和标准，原材料及构件的出产证明及检测报告、各种施工测量、试验、验收、检查、评定报告、记录、施工技术 总结、交工验收记录、竣工验收报告等。这一阶段所涉及的施工单位多且资质参差不齐，总承包单位又把各子单位项目层层分包。有的施工单位对档案 工作不够重视，往往只重视工程进度和效益，忽视平时档案的形成积累，如在施工过程中一些小规模的变更，没有及时修改到施工图中，导致设计变更单的缺失，所有这些都是引起施工档案缺失的原因。

3、设备技术档案的缺失

工程技改中设备技术档案是技改档案中不可缺少的一个大项，技改项目中引进大量国内外新技术、新设备。设备档案包括有关工程设备采购项目中所有的购置文件材料、产品合格证、说明书、维修书、随机图纸以及在安装、调试、使用、维护、改造过程中形成的设备档案。许多大型设备和它的技术资料不是同步到货，使得设备资料验收滞后造成丢失。另外，设备技术资料在用于安装调试过程中也容易丢失、损坏，而在安装调试时形成的资料因没有及时搜集也易丢失。

4、竣工档案的不完整规范

工程竣工档案主要包括项目竣工验收报告、工程设计、施工、监理总结、项目环保、消防、档案等单项验收、审批材料，工程 审计报告、结算书及各种竣工图等。技改工程规模大、项目多、施工单位杂，总承包单位没有及时催交，各专业之间的相互衔接不够而导致一些项目的档案无人编制，如设计变更执行程序不规范，造成图物不符，竣工图失实，项目环保、消防、档案等单项验收、审批材料在报批、审批、借阅中丢失等。

5、声像及电子文件档案的残缺

工程技改中的声像及电子文件档案主要指反映工程建设全过程的照片、录音带、录像带、电子光盘等。它与纸质档案一样，是整个技改工程中直接形成的有保存价值的历史记录，具有较强的凭证作用和法律效力。所以在整个技改过程中，需要收集、积累从开工前的原貌、开工时的开工典、基础施工、主体施工、装修到竣工各个阶段的照片资料和底片，特别是要害部位如隐蔽工程、工程质量事故等方面，更应该随时拍摄、随时收集。可一些施工单位往往不重视这方面档案的要求，以至于造成这这方面档案的缺失。

二、保证技改档案完整规范的措施

1、制定完善的管理制度

制定完善的管理制度是指导监督的执法依据。企业应根据《国家重大工程建设项目文件归档要求与整理规范》及相关法规标准规定，结合工程项目施工进程所涉及的内容和单位，制定相关单位人员的职责范围、工作标准及考核措施，严格实行“三个纳入”，从加强工程管理入手，实施严密科学的管理制度。其中,“三个纳入”的具体内容为：

(1)将档案管理纳入 合同管理。把档案归档纳入施工合同中，严把合同关，运用法律手段超前控制。例如我厂在同承包单位签订施工合同时明确规定了承包单位必须保证工程档案的完整、准确，工程尾款必须要有档案部门负责人确认其档案完整签字后才能支付。

(2)将档案管理纳入工程计划管理。在下达工程计划的同时，下达文件材料收集、积累计划，将全过程中的每个阶段应该形成和积累的文件材料规定下来。分部、分项工程完成之后，应当收集、积累完整、齐全、准确的文件材料，否则，完成计划不达标。

(3)将档案管理纳入工程技术人员的岗位责任制。使其责任制度化，以加强有关人员的责任感，也便于监督、检查和管理。

2、组织相关人员参加档案培训

企业大型技改工程投资大、工期长、工程量多，所涉及的部门和人员多，许多技术人员的档案意识不够强，自觉性、主动性较差，对国家及行业关于工程档案的相关要求了解不深。召集相关人员参加适当的档案培训，提高全员的档案意识，学习工程档案的有关标准规范，为项目档案工作的全面展开打下坚实的基础。

(1)首先要提高全员的档案意识，克服对档案工作“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”的错误思想。提高全员的档案意识，重点在于提高领导干部的档案意识。只有领导干部的档案意识高了，才能把档案工作真正落到实处，才能为档案人员打气、鼓劲，才能让档案人员有更强的自觉性和主动性。

(2)其次要专门汇编档案管理培训手册。档案管理培训手册内容包括易地技改工程档案管理规定、编制规范、部分国家、行业标准及规范性文件等。

(3)组织相关人员参加培训或聘请专家讲授，使参训部门和人员进一步理顺技改项目档案管理的工作思路和方式方法。龙岩烟草工业责任有限公司曾多次委派档案专职人员参加国家档案局、中国档案学会、福建省档案干部培训中心举办的各种档案培训，提升专职档案员的业务水平。2008年12月，企业档案部门还专门组织本公司技改基建办、设备科的兼职档案员以及施工单位、监理单位的相关人员参加了福建省档案干部培训中心举办的关于全省重点建设项目档案管理培训，使相关人员对于重点建设项目的档案管理标准有了进一步的理解和渗透。

3、注意文件材料搜集、积累的方法

技改工程项目档案包含了项目立项报批、可行性研究及设计、施工、竣工各个环节的所有档案，为了保证档案的准确性和完整性，这就要求档案人员要加强各部门的沟通和协调，注意文件材料搜集、积累的方法。

(1)随时随地搜集、积累

为把文件材料搜集、积累齐全、完整、准确，这就要求工程管理人员做到随时随地搜集、积累已形成的文件材料，按形成的先后顺序或相关联系随时做好登记，以便施工管理人员随时查看、调用，并做好借阅登记，及时催还，以免丢失、遗漏或损坏。

(2)及时催要

由于工程管理牵扯的单位、部门较多，因此，按有关程序办理的文件材料也多，这就要求管理人员要及时催要，督促搜集。

(3)抓住文件材料搜集、积累的重点和关键环节

a、工程建设设计变更频繁，是文件材料积累最不容易做好的环节，也是搜集的重点和难点。特别注意设计代表在施工现场所做的变更，由于这些变更规模小，又多为口头答复，容易被忽视，因此，要求技术人员及时催要书面变更，并准确地将变更的内容修改到施工图中，这也是档案人员深入工地检查的重点。

b、地下管网工程的文件材料，也是积累的难点之一。工程的水、电、暧等地下管网工程，犹如工程的神经和血管，纵横交错，上下交叉，与整个项目发挥整体功能密切相连、休戚相关，文件材料的准确、系统，对以后的维修、改扩建有着深远意义，因此，文件材料必须做到图物相符、坐标准确、标识清楚，各专业之间要相互衔接，认真负责。

c、工程竣工验收文件材料的搜集和积累是单项工程以及整个工程档案搜集的重中之重。单项工程竣工之后，文件材料基本已全部形成，须按照《建设工程文件归档整理规范》的归档范围逐一对照，缺一不可，缺失文件要注明原因，特别是总承包单位下有分包单位的文件材料，要及时进行汇总。

(4)抓住文件材料搜集、积累中的薄弱环节

所谓薄弱环节往往是没有引起足够重视的或因工作中间环节多、相互衔接不及时，或因变化了的情况没有采取相应措施而出现的脱节或断档。

a、前期工作阶段和工程的开工阶段，因人员配备不到位、工作忙乱、生疏，甚至出现前期工作人员的调走或交接不及时而出现空档、断档，因此，这个阶段更应着重控制文件材料的搜集、积累。

b、设备等技术材料的搜集。有关工程设备采购等项目中所有的产品合格证、说明书、化验单等，在采购或运输中容易忽略、流失或破损，因此，更应在现场到货验收时搜集齐全相关的文件材料。

c、声像材料的搜集、积累。声像材料往往容易被忽视，在这方面要求施工单位落实到人、责任到位、随时搜集，及时配有文字说明，统一妥善保管。

(5)电子文件的收集、积累。因电子文件的特殊性，如电子文件对系统的依赖性、电子文件的可更改、可复制性、共享性、易失性等，以及电子文件收集归档中存在的管理意识缺失、管理权限不足、管理方法不明、管理制度不严、管理措施不力、管理责任不强等原因，造成技改工程电子文件归档不够完整。这就要建设单位、设计单位、施工单位等参建方共同遵守既定规则，严格规定电子文件的归档时间，按规定的时间归档。电子文件的归档时间要求如下：

a)按工程阶段或项目结束移交电子文件;

b)建设单位在开工前，事先设定电子文件来，项目结束后移交建设单位，再由建设单位导入项目管理系统;

c)周期不长的工程电子文件，可在项目结束后归档;

d)周期长的工程电子文件，可在各个工作阶段结束后归档，或按单项、子项结束后归档;

e)外购设备的电子文件应在开箱验收时归档。

总之，只有高度重视技改工程中档案管理工作，制定切实可行的措施，对技改档案进行实时监控，做到档案管理与工程项目设计、施工、竣工验收同步进行，才能确保技改档案归档的完整和规范，为今后技改工程的使用、管理和改(扩)建提供重要依据。

档案类职称论文篇二

浅析企业档案管理存在的问题和对策

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。

1、档案管理人员管理意识不强，专业素质有待提升

一些企业员工档案意识相当薄弱，甚至有一些部门领导对加强档案工作的存在偏见，认为加强企业档案管理没有实质性作用，在管理档案上舍不得投入财力与物力。个别项目部和下属单位的档案工作没有实行岗位责任制，在管理方式上仍然停留在传统的手工收集与检索阶段，一定程度上影响了档案管理质量的水平。档案管理人员专业素质不高。目前，大部分企业虽然有了一支稳定的档案干部队伍，但管理人员的文化程度和专业素质还不能适应新时期开展档案工作的需要，熟悉档案内容，进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

2、档案管理不够规范

目前，在一些企业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：档号不规范;案卷标题不规范;大部分案卷缺少卷内目录;组卷混乱现象比较严重。

3、管理与服务存在脱节现象

一是档案门类不够丰富。有的企业只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与企业业务有关的资料的收集，影响了企业档案的系统性和完整性。二是档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代现象;部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻利用。一些基层企业在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。

4、深化认识，强化培训，提高业务素质

首先要提高认识。要充分认识企业档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。其次增强责任感。档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任;要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。同时要强化档案业务培训。积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。要根据企业档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。

5、实现档案的现代化与信息化管理

网络技术与档案管理的结合是时代发展的必然选择，以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略，已在我国企业界推展;在企业发展过程中，以企业的档案工作为依托，成立市场信息服务中心，建立网上档案管理系统，不仅能够为企业提供咨询服务，克服企业管理的盲目性，而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用当前，在企业信息化建设过程中，回接触到一些新的管理软件，如信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、OA办公软件等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学，在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识，使档案现代化与企业信息化有机结合，同步发展。

6、企业在制定信息建设规划时将档案工作纳入其中，档案部门要参与到企业信息化进程中去

首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题;其次要解决纸质和电子文件一致性的问题，电子文件看不见，就一张光盘，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，所以档案部门人员要熟悉专用设备、负责检验电子文件，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成更大的失误。档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展，另外也要适应企业信息化建设的流程，两方面都要兼顾。档案毕竟是传统的记录和保存方式，企业信息化应用起来可以很潇洒，实现无纸化办公，财务、生产、营销等许多部门都进行网上办公，最后什么都没留下。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，努力使档案管理工作迈上一个新台阶。

总之，企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作，是企业知识共享的主要媒介，搞好档案工作对企业的发展具有重要的作用，在今后的工作中，要不断提高企业档案管理质量，提高其利用率。促进企业档案管理朝着规范化、科学化的方向发展，从而为企业的持续发展提供更多更好的信息资源。

参考文献

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[2]成永付.新时期企业档案管理体制、模式的建构[D].安徽大学,2007年.

[3]闫艳琴.企业档案管理要做好“五个结合”[N].中国档案报,2001年.