档案就是一种对人类活动的真实记录留存，具有记录历史，传承文明，服务社会的功能。下面是由小编整理的档案职称论文发表，谢谢你的阅读。

档案职称论文发表篇一

浅谈电子档案管理

摘 要：随着科学技术的进步，电子信息技术得到了迅速的发展，并在各行各业得到了广泛的应用，故在本文中主要对电子档案的管理进行了详细的分析与探讨，以供参考。

关键词：电子信息技术;档案管理;

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-3520(2014)-11-00-02

一、电子档案概述

所谓的档案就是一种对人类活动的真实记录留存，具有记录历史，传承文明，服务社会的功能。档案工作是各项事业发展的基础，档案信息是国民经济和社会发展的重要资源，其在党和国家事业中的地位和作用不可替代、不可或缺、不可忽视。不重视档案工作，就是不重视历史，就是缺乏远见，也不可能很好地了解过去，把握现在，预见未来。信息时代的档案管理工作应该与信息化建设紧密地结合起来。伴随着现代信息技术的快速发展和不断更新，档案管理工作面临存储数字化、管理自动化、利用网络化的新趋势，所以信息化是档案工作发展的必然方向。档案信息化是充分利用现代信息技术，充分利用丰富的信息资源来对档案资料进行更加合理、科学的管理，通过高效的信息化管理来努力提高档案管理工作的效率。可以说档案管理的信息化发展已经成为未来社会的一个重要发展趋势。

二、电子档案的特殊属性

(一)载体与内容的可分离性。电子档案对传统档案形成了巨大的挑战。档案等同于原件，这是对传统的纸质档案的定义。而电子档案所具有的载体和内容的可分离性，是其最重要的特征之一，也是和纸质档案的主要区别之一。

(二)对计算机系统的依赖性。因为是在计算机的支持下完成电子档案的生成。因此，电子档案是和计算机不可分割的，对计算机有着极强的依赖性。

(三)共享性和快捷性。档案的特征和形式在计算机环境下，会发生一系列变化。利用计算机系统，电子档案可进行多方位的、有效而迅速的组合，不必像纸质档案一样，进行整理和分类。因此可利用办公自动化系统，遵照不同用户的需要，对电子档案进行自由的分类和组合。可同时在不同的地方，将一份档案同时进行使用。在将纸质档案的局限性突破的同时，也使档案的使用价值得到了提高。

(四)不安全性和不稳定性。因为电子档案具有独立的形式和内容，因此和纸质档案相比，它所具有的不稳定性更加显著，难以保障其安全性、完整性和真实性的实现，同时更不容易确认和判断电子档案的原始性。

三、电子档案管理工作中存在的问题

(一)无法保障档案的信息安全问题。在流动传播的过程中，档案信息因为信息系统自身的漏洞及网络的不安全性，为非法窃取信息、传染病毒及黑客入侵带来了便利条件，致使极端脆弱的网络档案信息安全无法保障。尽管目前我们已经采取了各种防范措施，但对于档案信息的安全问题，还不能从根本上进行解决。因为必须利用计算机网络功能，才可实现电子档案的管理。所以，使用互联网的同时，相应的安全隐患也会随之产生。作为非常重要的机密文件，其含有的信息非常有价值。一些黑客正是因为掌握这一点，才会对相关的网络系统进行恶意的攻击，对信息进行窃取。所以，电子档案管理工作中，所面临的困境和首要的难题就是信息安全问题。

(二)无法追溯档案的原始性问题。传统的档案管理是实行纸质文件管理，可通过分辨字迹和纸张等特征来体现文件的原始性。而一旦纸质档案向电子形式转变，就丧失了这些属性和特征。其形式的生成是由实态档案向虚拟档案转变，其生成的状态和接收及传输的状态是一致的，既是复制的，又是原始的，这将无从追溯电子档案的原始性。所以在电子档案管理中，一个非常重要的问题，就是原始性问题。

(三)很难辨别档案的真实性问题。传统的纸质档案往往是通过相关的纸张及个人笔记形成的，能够很好地分辨材料的真实性。而电子档案的形式，却丧失了这些个人特质的显著特征。由于材料有着完全一致的特征和形式，对辨别材料的真实性留下了很多的疑问和困难。

(四)无法确认档案的完整性问题。传统的纸质文件往往容易形成一整套完整的档案形式，可保障文件的完整性。而目前的电子档案形式因为无据可依，则不能对档案的完整性做出保障，并形成了一定的障碍，不能对档案的形成进行有效管理。

四、提高电子档案管理的策略

(一)采取切实可行的信息保护措施。首先，应采取完善的措施，做好单位内部档案存储的保密工作，对外来病毒的侵害做出有效的抵抗。其次，应维护好单位内部网络系统，通过对相应的专业人士的聘请，或者是成立专门的网络维护部，对单位内部的网络信息安全进行定期的检查，加强维护信息安全。另一方面，如果有异常或问题出现，需采取相应的防范措施，降低危险系数，抵御外来侵害。此外，还应进一步提升电子档案管理人员的操作技能，把好信息安全的第一关。

(二)制定严密、科学的电子档案工作的规范和标准。不规范的操作流程和工作标准，直接导致电子档案管理中大量问题的存在。所以，使电子档案管理效率得到提升的有效途径，就是制定一套切实可靠的严密而科学的档案工作的规范和标准。单位应根据电子档案管理的特点和类型，对电子档案管理制定完善的工作标准。同时对管理人员实行严格的监督，要求其在操作过程必须依据工作标准流程进行。一方面，可以对管理人员的行为进行规范;另一方面，也使电子档案的管理效率得到切实的提升。为使工作标准真正落实到位，还需制定相应的奖惩制度，奖赏和肯定那些高效实行工作标准和操作流程的人员，惩罚那些与规定标准不符合的操作人员，进而使档案管理的效率得到提升。

(三)提高档案人员的综合素质。档案的管理效率和单位档案管理人员的综合素质息息相关。正是由于管理人员工作上的疏漏才使电子档案管理中出现大量的问题。产生这些问题的原因，主要是由于档案管理人员不具备较高的职业素质和专业技能，所以非常有必要使档案管理人员的综合素质得到切实的提升。单位内部应定期组织培训，提高档案管理人员的水平，巩固他们的专业技能，并使他们的工作态度得到端正。管理人员在培训的过程中，还可研讨工作中存在的障碍和遇到的实际问题，共同寻找解决问题的方法和对策。同时，为了进一步激励档案管理人员的工作积极性，还应尽可能地为他们提供各种晋升的机会，使他们能够全身心的为单位服务，进而提升单位的档案管理工作水平。

总之，虽然电子信息技术在档案管理中发挥了重要的作用，但是由于电子信息技术本身存在的问题，使得电子档案管理中仍有一些问题存在，这就要求我们不断规范电子信息档案管理的技术水平，为我国电子档案管理事业做出积极的贡献。

参考文献：

[1]王强. 电子档案风险管理研究[D].吉林大学，2007.(5)

[2]屈丽娟. 浅谈电子档案与传统档案管理工作[J]. 天津职业院校联合学报，2007，(5).

[3]张文亮. 关于电子档案管理的思考[J]. 云南档案，2008，(9).

档案职称论文发表篇二

家庭档案及其管理

《中华人民共和国档案法》第二条规定了法定档案的范围："本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录"。这里"所称的档案"，从所有权的形式而言有三种，即保存在党政机关、工团组织以及国有企业事业单位的档案室及全国各级各类档案馆的档案，集体所有制单位及组织保存的档案，公民个人保存的档案。后两部分中对国家和社会有保存价值的部分也属于法定档案的范围。

家庭档案，即我们通常讲的个人档案，套用上面的定义，就是指过去和现在的个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。略举两例。

1. 2001年3月媒体报道的有关上海市民杨氏老太太的账本。据中央电视台《东方时空百姓故事》报道：上海某一市民家庭，仅有小学文化程度的女主人杨氏从1965年起，连续35年不间断地记录家庭的经济支出情况。从小到一分、几分钱的缝衣针、纽扣，大到上百元的手表、自行车，从70年代的老"三大件"，到80年代的新"三大件"(十四英寸黑白电视机、收录机、录像机)，再到90年代的购房、保险消费，记载完整、详备，全方位地反映了一户普通上海市民家庭的30多年的经济状况与社会变迁。杨氏老太太在35年间共记录了21个本子，多数为当时小学生学习使用的练习本。这些练习本本身就充满了鲜明的时代印记，具有极高的历史与文献价值。中国革命历史博物馆获悉后，多次派人专程从北京去上海同杨家洽谈转让事宜，但因某种原因而未达成转让协议。后又有连续报道：杨家把这21个账本无偿捐献给国家有关部门，并入选由中宣部、中国革命博物馆举办的"肩负人民的希望---纪念中国共产党建党八十周年图片展(2001)"。这些账本无疑属于家庭档案的范围，而且属于法定档案的组成部分①。

2. 2001年6月2日《文汇读书周报》报道的江西流坑村族谱材料。流坑村位于江西省抚州地区，始建于五代南唐。现有居民4000余人(全村人90%以上为董姓)。流坑村由于交通闭塞，长期与外界隔绝，至今保存了大量的古文化遗迹。20世纪90年代才被外界"发现"。它有着辉煌的过去：宋元明中进士者达33人，其中文、武状元各一人;出仕者上自宰相，下至知府、教谕的达200多人。流坑村数百年来，修谱传统连绵不断。董北荣保存的明万历年间刊印的董氏族谱被专家誉为国宝。当然，这样的家族档案我们也应把它纳入家庭档案的范围之内。

我认为，家庭档案中只有一小部分属于法定档案，但上述二例无疑属于法定档案的范围。所谓法定档案，就是要受《中华人民共和国档案法》调整的，或者说要受《中华人民共和国档案法》管辖的档案，其前提是对国家和社会具有保存价值。而绝大部分家庭档案不在法定档案之内。

家庭档案的范围

家庭档案的范围可谓无所不包，范围极大。从本质上说，一个家庭出于某种目的，把家庭成员各个阶段获得的证书、照片，所写的日记、作品，家庭经济活动中形成的购货、支付凭证或与其他家庭及单位(如银行等)签订的合同及协议，独生子女从出生到上学到就业各个阶段的成长记录等集合起来就构成了家庭档案。1998年8月《沈阳日报》刊登了一篇题为《七旬老人与八十万字的家庭档案》的报道，详细介绍了老人为全家老少三代18口人建立25卷、80万字家庭档案的故事②。2002年12月初中央电视台和晶主持的《实话实说》又以家庭档案为题制作并播出了一期专题节目。从目前的情况看，家庭档案的范围大致包括如下六大类。可概括为：

1. 证书类：获奖证书(荣誉证书)、学历证书、毕业证书、肄业证书、专业证书、合格证书、专业技能合格证书、结婚(离婚)证、军人牺牲证书、革命烈士证书、房屋产权证、土地使用权证、准考证，随身携带的身份证、工作证、驾驶证、高龄老人证，标明持证人职业身份的如记者证、教师证、执业医师证、军官证、注册会计师证、证券分析师证等。

2. 照片类：①个人各个阶段的生活照、证件照;②结婚照、订婚照;③各个阶段的全家福;④不属于本家庭的其他各类照片(如从文物或旧商品市场收购的旧照片)。

3. 发票及附件类：①日常用品购货凭证及发票;②耐用消费品(如：家用电器、汽车、家具等)的购货凭证及发票;③购房及装修、保险及医疗凭证及发票。家用电器一般都附有使用说明书，可一并收集。

4. 收藏(实物)类：邮票、钱币、票证(如：粮票、油票、股票及其认购证、债券、戏票及剧情介绍等)、旧报、书刊、古籍、字画、图片、火花、烟盒、烟具、戏衣、鞋帽、钟表、算盘、脚手炉、瓷陶器、家具、奇石、年历等。

5. 家史类：祖先遗物及家谱或族谱等。

6. 综合类：个人日记、学习笔记、备课讲义、作品手稿、赠书赠刊及其剪贴件、家庭日常支出明细记录、独生子女出生后各个阶段的体检与体测记录，上学期间各科成绩报告单与有代表性的试卷、练习本、作文本及其他相关材料。

上列家庭档案的范围虽然已不小，但远未穷尽。一方面，此家庭与彼家庭存在巨大差距，三口之家这样的社会核心家庭，与四世同堂甚至五世同堂拥有三四十口人组成的大家庭或家庭不可同日而语，它们相应形成的档案范围自然也不能等量齐观。另一方面，随着我国改革开放政策不断深入和拓展，社会转型的加剧，家庭形式及其功能的多样化，家庭档案的内容和形式也会发生相应的变化。但可以肯定，家庭档案的范围必将进一步扩展和延伸。

家庭档案的管理

家庭档案的管理，一般也可参照档案室或档案馆的做法，应实行分类管理。但这种分类，要突出其实用性，要根据每个家庭的实际情况有针对性地进行③。每户家庭的档案数量有多有少，形式千差万别，类别的设计当然也不会一致。上面列举的范围，是根据当前城市居民家庭一般情况，并结合某些市民开展收藏的实际而设计的。每个家庭可以根据各自的状况适当增减。如没有进行收藏实践的家庭，或没有家史类材料的家庭可以不设四、五类。若有的家庭还有特色的材料(姑且称之)可增设一、二类，但类别不宜设的太多。

分类以后，第二步的工作是划定不同材料的保管期限。按上列材料的类别，第1、2、4、5类的材料应永久或长期保管。各类证书是一个人学习、工作、生活的直接记录，也是一个人取得成就与否并被社会或国家认可与否的表征。房产证则是国家有关部门颁发给房屋所有人，标志持证人合法拥有该处房产的凭证及依据。家庭成员的各类照片是这个家庭及其成员生活、工作、学习并在生活、工作、学习中成长、成熟及其与同事、朋友交往的形象记录，对这个家庭来说有相当的保存价值，也是家庭档案的重要构成之一。第4、5类家庭档案的重要性更是不言而喻的。家史类档案文献往往是历尽千难万险后的劫后遗存，极其珍贵。真正需要确定不同保管期限的是第2、6类家庭档案。家庭发票档案中日用杂品类发票，价值较低且量大，保存一年左右即可销毁，但这类发票也有例外，如高压锅，通常使用年限为8年，其购物发票也应相应保存8年;耐用消费品类发票因所购商品价值较高，从数千元到数万元不等，这类商品的发票应保存至该物品过期被自然淘汰或处理止，可保存七八年到十余年不等;购房保险及医疗类发票则应长期保存。综合类中各类材料重要程度不一，且同类材料在不同的家庭中价值认同也不一致。一般而言，个人日记、作品手稿及独生子女各个阶段的体检报告单、学习期间的成绩报告单应长期保管。其他的可定期处理。

第三步是准备各类装具及卡片。装具包括信封、档案袋、铁夹、回形针、纸盒、塑料盒或木箱、抽屈等。发票可分别装入标有"短期"、"定期"、"长期"或"永久"字样的信封，医疗类发票及材料按家庭人口的数量分组放入"长期"号信封，每个信封中的发票用回形针别紧，集中放入抽屈或塑料箱。证书及家史类档案分别放入档案袋，并在袋上标明成分，入藏柜子或大橱。照片类家庭档案可利用原有基础，集中存放。综合类家庭档案中的试卷、成绩报告单可装订并配卷皮存放;个人在书报刊上发表的作品可剪贴立卷保管，专著或其他书籍类作品以原件入藏。其他的材料视情况及价值而定。收藏类实物，有条件的家庭可上架陈列，并为每件藏品建立档案，把相关内容登记在卡片上(入藏时间、转让人、获取地点、转让价格、鉴定情况及围绕藏品的流传故事等)，并将全部卡片存入卡片盒。□

参考文献：

①蒋卫荣法定档案及其管理，《山西档案》2002，(1)。

②刘守华用家庭档案梳理我们的生活，《中国档案》2002，(10)。

③陈兆礻吴、和宝荣主编，《档案管理学基础》，中国人民大学出版社，1996。