[摘 要] 外贸信函是商业联系的媒介,它的功能是传递信息,

使收、发函双方发生贸易往来。外贸英语有其自身的语言表达

规律和特点。国外教科书对书写外贸函电要求做到7个“C”,即

Clearness (清楚) ,Courtesy(礼貌) , Conciseness (简洁) ,

Correctness (正确) , Concreteness(具体) , Comp leteness

(完整) , Consid2eration (考虑周到) 。本文着重对前三个写作

要求进行分析论述,探讨这些写作要求在翻译上的表现形式。

[关键词] 外贸英语;礼貌;简洁;清楚;翻译

一、礼貌原则(Courtesy) :礼貌不仅是一个表面

上的礼节问题。它意味着一个诚心的心中有顾客

( you attitude)的态度问题。讲究礼貌的写信人必将

是诚心的,老练的和周到的。写作中有以下一些特

点:

1. 信函套语多。中外信函中,凡向对方提出某

种要求,常用“请”字。中文只用一个字。外贸英语

中,仅用p lease是不够的,习惯用其他更亲切,客气

的词语。“请”字表达主要有下面几种结构:

(1) 使用“We shall ( should) be grateful/”o2

bliged if you can /will/ could /would“. . . 结构。

请告你方市场详情。

We shall be grateful/obliged if you can p rovide us

with all possible information on yourmarket.

请迅速寄来备有存货的中、上品质棉花样品与

价格表,不胜感激。

We shall be glad if you would send us by return

pattern and p rices of good and medium quality cotton

available for stock.

(2)使用“We would app reciate⋯”,“It would be

app reciated + clause”结构。

请报五十吨花生实盘。

We shall app reciate it if you will make us a firm

offer for 50 tons of peanuts.

请寄贵公司图解目录一份。

Itwould be app reciated if you would send us an

illustrated catalogue of yourmanufactures.

(3) 使用“kindly”请将两份提单分别邮寄,同

时开来30天汇票以便承兑。

Kindly send us 2 Bills of Landing by separate

mail, together with your draft at 30 days for accep t2

ance.

(4) 使用“疑问句”。

这是我们的包装设计,请转给厂方,供他们参

考。

This is our design for the packing. Could you pos2

sibly give it to the manufactures for their reference?

2. 少用第一人称( I, we)作主语,采用第二人称

或第二人称物主代词+名词, 以突出“your atti2

tude”。汉译时,多采用谦辞,如称对方为“贵公司”,

称自己一方为“本公司”、“我公司”、“敝公司”等。

According to the request in your letter, we are

sending you a catalogue of our p roducts

根据贵方来函要求,现寄上敝公司产品目录一

份。

For your consideration and that of your end - us2

ers, we have taken this opportunity of enclosing two

sets of our literature.

借此机会附上两套资料,供贵方和用户参考。

If you are not interested in taking advantage of the

offerings on the list, p lease be good enough to forward

it to some of the firmswith which you have established

business relationship s.

如果贵方无意购买我方产品,烦请将货单转寄

给与贵公司有业务往来的其他商行。

3. 语言讲究婉转,遣词用字含蓄。即使是贸易

开展不利,或双方分歧较大,也不宜用生硬的、讨伐

式的语言。须知外贸中婉转的语言比强硬的措词更

有力量,句型上常选用:

(1) 用“it”作形式主语,强调客观性。

It is generally considered not advisable to act that

way.

这样做一般认为是不妥的。

It is self understood that any delay in shipment

would cause financial loss.

不言而喻,迟误发货势必会造成经济损失。

(2)用被动语态指出对方错误。

We are compelled to exp ress our surp rise and dis2

appointment at finding the goods contained in your last

shipment not up to the agreed standard.

我们必须要向贵方指出:贵方最后一批装运的

货物与所签协议标准不符合。我们对此感到惊讶与

失望。

The agreement has been kep t on our part but not

on their part.

我们这方面遵守了协议,而他们那方面却没有

遵守。

(3)用让步从句表示拒绝、分歧、妥协。

While we app reciate your order, we verymuch re2

gret that we cannot entertain any fresh business in this

line owing to heavy commitments.

感谢贵方订单,然而由于我方供货任务重,非常

遗憾,我们不能再承接新的业务。

We managed to squeeze for you one shipment of

Daqing crude in 10, 000metric tons, when we have

been committed with orders from our regular custom2

ers.

虽然我们把货都卖给了老客户,我们还是设法

给你挤了一船舶万吨大庆油。

(4)用双重否定,使语气减弱,避免商务磋商陷

入僵局,增加回旋余地。

The p rice is not unaccep table.

此价并不是不可接受的。

Itwill not be impossible for us to sell another car2

go of Shengli Crude Oil to you in the second half of the

year.

要我们在今年下半年再供贵方一船胜利原油并

不是不可能的事情。

(5)用if only. . . 从句使语气婉转, 避免直截了

当地表达后悔、遗憾的情绪。

If only the packing had been 5 - p ly kraft paper

bags with 1 - p ly inner polyethylene bag, we would nor

file a claim against you.

若包装是5层牛皮纸袋,内衬一层聚乙烯袋,我

们就不会向贵方提出索赔了。

二. 简洁原则(Conciseness) :简洁就是写东西、

讲事情应用尽可能少的字句。一封简洁的商业信件

必须扼要表达事物,但仍应是完整、清楚和有礼貌

的。外贸英语段落短,概括性强,往往开头一段用一

两句叙述信函的执要内容大意,待对方抓住头绪后

立即进入主题,可谓“开门见山”。请看下面一些书

信的起始语:

1. 介绍公司或本公司产品。

Our company is one of the largest traders in the a2

bove p roducts which we have manufactured especially

for you.

上述产品是我公司特意为贵方制造的。我公司

是经营这些产品的最大公司之一。

2. 承接对方来信或过去发生的某一件事。

We thank you for your letter of 26 th Dec. enquir2

ing about boric acid.

谢谢贵方12月26日来信询购硼酸。

3. 直接点出信件要涉及的正题。

Presently, we can make the following offer. . .

现在,我方可作以下报价⋯⋯

翻译时,要考虑到这种简洁的文体特点,采用简

化结构,能用一句表达清楚的尽量不要用二个句子,

使上、下文联系紧密。可使用从句和分词短语。贵

方9月3日来函收悉。得知贵方要求我方按时交

货。

We have received your letter dated Sep t. 3 requi2

ring/ in which you required us to make punctual deliv2

ery of the goods.

报价时,请告知阿姆斯特丹的离岸价和汉堡的

到岸价。

When quoting, p lease let us have your p rices on

both FOB Amsterdam and C IF Hamburg bases.

现代英语趋向简洁,客观上使函电的语言风格

更趋向自由,口语化。一般情况下,业务书信应尽量

使用简单明了的语言,当然也要求规范,同时应避免

过时的冗词赘句。

例如, We wish to draw your attention to the fact

that the buyers are in urgent need of the contracted

goods.

这句可换用: The customers are asking for the

contracted goods. 顾客急需合同中提到的货物。

通过使用普通词汇辅之于现在进行时更能反映

顾客的急切心理,促使双方早日供货。

又如:We are glad to inform you that our custom2

ers are quite satisfied with the quality if your p roducts.

此句可直截了当地译为: Your p roducts are sell2

ing well.

您方产品销售很俏。

这样译更能反映销售商的欢快情绪。

三. 清楚原则(Clearness) :写信人必须尽力将自

己的意思表达清除,以便读者理解。为达到这一目

的,必须在脑子中明确写信的目的,用适当的词和正

确的句子结构传达意思。

由于外贸英语的这一特点,要求在句式上很少

使用感叹句,反意问句,多用陈述句,以求明白易懂。

使用完整句多,省略句少,使对方不至于因猜测省略

内容而造成误解。但因中英文表达语言各有差异,

中文常省略人称代词,英译时要根据英语语言习惯,

把中文中省去的人称代词补充完整。

例如:非常高兴收到贵公司11月1日来函,并

已安排怀特先生在下星期拜访贵公司。

We are p leased to receive your letter of Nov. 1

and have arranged for our Mr. White to call on your

company next week.

又如:请报椅子的最优惠上海到岸价,同时请报

最早交货期。

It would be app reciated if you could quote your

best p rices the earliest possible date you can make

shipment.

对外贸易尤其要对数字、时间的概念表达清楚,

切忌使用about, over, so之类的模糊词,力求消灭

歧义。

例如:通常在销售合同中,保险额是合同货价加

上10% 。

Generally in a sales contract, the issued amount is

110% of the contracted p rice of the consignment.

原文中“加上10%”概念模糊,不知10%的基

数是什么,译文中译为110% , 消灭了歧义。

又如:在4月30日或以前收到的定单,都按表

列定价给商业折扣30% ,外加特别折扣5% ,总共是

35%的折扣。

From all list p rices we allow a trade discount of

30% and a further special discount of 5% making

35% in all, on orders received on or before 30 th. A2

p ril.

原句中“4月30日或以前”就不能笼统译为be2

fore 30 th. Ap ril. 否则就不能清楚体现原文中所强调

的“4月30日”这个截止日期了。

综上所述,外贸英语的这些特点要求是由外贸

英语的语境和交际功能所决定的。这些特点的客观

性要求人们在使用外贸英语时必须遵循其语言表达

规律,重视外贸语言的表达作用。在书写英文函电

或进行英汉翻译时,要注意体现这些规律,特点,注

意中英文翻译表达的差异,力求做到遣词运字得体,

语气句调相仿,正确传达信息,为商务活动架好语言

桥梁。

参考文献:

[ 1 ] 刘法公. 从商贸英语的特点谈商贸汉英翻译[ J ]. 解放

军外国语学院学报, 1992 (2)

[ 2 ] 刘季春. 试谈外贸信件的翻译问题[ J ]. 现代外语,

1996 (4)

[ 3 ] 陈浩然. 外贸英语翻译漫谈[M ]. 中国对外经济贸易

出版社, 1983.

[ 4 ] 王文贤. 英文对外经贸业务函电[M ]. 青岛海洋大学

出版社, 1993.