关于电话的基本礼仪_接打工作电话需要注意什么

发布时间:2017-05-17 19:38

接打电话是我们工作中经常要做的事,接好、打好电话,对顺畅沟通、做好工作十分重要。下面是小编为大家整理的关于电话的基本礼仪,希望能够帮到大家哦!

关于电话的基本礼仪_接打工作电话需要注意什么

关于电话的基本礼仪

打电话的基本礼仪

接电话时掌握让对方等候的时间

在一般人的观念里,为查看东西或资料,让对方在电话里等5分钟非常不应该,但通常大家觉得让对方等1分钟是很“应该”的。事实上,不管等多久,都会使对方感到很痛苦,因为在等待的时间里,对方必须把话筒放在耳边,什么事也不能做。所以在等待过程中,时间会被放大,1分钟的等待时间会让对方觉得有5分钟那么漫长。

一般对方会问:“大概需要多长时间?”假如你认为要15分钟,你就不能回答“15分钟或10分钟”,而应该说“大约需要30分钟的时间。”大部分人认为可能时间说得越短,对方会越满意。实际上如果在约好的时间内没有回电,反而会失礼。相反,本来预定30分钟,却在15分钟内完成,对方会觉得你很高效和重视这件事。

倾听电话要耐心

不管是哪一类公司,难免会接到顾客抱怨的电话,如果因为公司的错误,给对方造成困扰时,就算错误发生在与自己无关的部门,也应该诚心诚意地道歉。而且,此时最重要的一件事,就是要耐心地听对方的意见。因为一般接到这种电话,都希望对方尽早挂断,所以往往在对方说到一半时,就不知不觉地插嘴说:“关于这件事……”这种行为是很失礼的。这种情况下,耐心倾听能消除对方的不满。

即使对方打错电话也应亲切应对

这种情形经常会发生,所以要特别注意应对的方式。最好的

回答:“××公司,您好像打错电话了。”一定要表现出很客套的样子,以避免给对方留下不愉快的印象。一般人在电话中听到与自己单位无关的事,会不知不觉地变成很生硬的语气,这点必须注意。

随时不忘说“让您久等了”

如果因为有事没有及时接起电话,拿起电话第一句话就应该说:“对不起,让您久等了。”在查阅资料让对方等候时,无论时间多短,您也应该说一声:“让您久等了。”亲切的致歉会让对方感到温暖和被尊重。

接电话的基本礼仪

1“铃声不过三”原则

在电话铃声响起后,如果立即拿起,会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后再接听,是缺乏效率的表现,势必给来电者留下不善不好的第一印象,同时也会让对方不耐烦,变得焦急。如果因为客观原因,如电话机不在身边,或一时走不开,不能及时接听,就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释,如“很抱歉,让你久等了”等。

2规范的问候语

在工作场合,接听电话时,首先应问候,然后自报家门。对外接待应报出单位名称,若接内线电话应报出部门名称。

比如:“您好,枕水度假酒店”或“枕水度假酒店,你好”、“你好,人力资源部,我是**”

自报家门是让对方知道有没有打错电话,万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重,而且也反映出本单位的高效率和严管理。

3要找的人不在或不能接听电话时的处理

这里特别要注意的是:在询问对方姓名前,先告知他要找的人不在。

4学会记录并引用对方的名字

在前台工作的人员,应该有意识的训练自己的听辨能力。假如对方是老顾客,经常打电话来,一开口就能听出他或她的声音,那么可以用合适的称谓问好:“您好,王先生。”这样一来,会给对方留下特别受到重视的感觉,增强对方对你的好感。

5接到错误的电话也应该礼貌应对

接到错打的电话,人们很容易忽略了礼貌问题,甚至很粗鲁,这是因为人们认为错打的电话与自己没有关系。但事实上,并非错打的电话都必定与自己没有关系,有时,对方也恰恰是与自己有重要关系的人。因此,接听电话时,最好每一个电话都讲究礼貌,保持良好的接听态度。

6应在对方挂电话后再挂电话

当对方向你说“再见”时,别忘了你也应该说“再见”,并等对方挂了以后再挂电话,最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话,尤其不能在对方一讲完话,还没来得及说“再见”就把电话挂了。注意挂电话时应小心轻放,别让对方听到很响的搁机声。

7注意你的语音、语调,语气平和,礼貌问候。

8认真聆听,快速记录,复述确认相关信息。

俗话说好记性不如烂笔头,在接听宾客电话时要做好信息记录,并与宾客复述确认所记信息的正确性。

接打工作电话需要注意什么

强化四种意识

一是尊重的意识。

二是服务的意识。

三是尽责的意识。

四是规范的意识。

把握四个关键

态度和善,不急不躁。

事项清楚,不丢不落。

表述恰当,不少不多。

敢于负责,不推不拖。

注意若干细节

1. 使用礼貌用语。

2. 搞清沟通对象。

3. 清晰表达意思。

4. 做好文字记录。

5. 声音不要过高。

6. 挂电话要轻放。

7. 要有保密意识。

8. 分清轻重缓急。

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