委婉表达从构造手段来看，主要通过语言手段、词汇手段、语法手段、语用手段等。在商务英语信函中的委婉表达以语法和语用手段为主，主要包括语气虚拟法、词句否定法、语气弱化法等集中方法。

1.语气虚拟法

在商务活动中因为交易双方就交易的价格、装运、索赔、保险等，不可避免要向对方提出建议、劝告、请求甚至命令。为了减轻对方面子受损程度，可以使用语气虚拟的手段来委婉、温和地表达自己的观点、请求和建议。如：

If it were not for that we receive formal number of customer,we could not supply even at that price.

要不是我们接到许多老客户的大量定单，我们尚不能给这些货物报如此低的价格。

比较：If it is not for that we receive from a number of customer, we can not quote even at that price.

例句中，由于动词采用了虚拟语气的形式，使商务洽谈双方的语气大为缓和，大大减轻了对方面子受损的FTAS。这种为了给对方留出而更多的面子采用的礼貌策略有利于业务的开展和贸易关系的确立。

2.词句否定法

汉语中常用词句否定法来对事物的性质、状况或者人的行为、品貌等进行委婉的赞扬或批评，如“信誉不错”(good reputation)、“行情不佳”(quotes poor)、“价格不高”(prices are not high)等，这比“信誉很好”(great prices)、“行情极佳”( quotes excellent)、“价格便宜(cheap)”等词语语气缓和，语意含蓄。在商务英语中，这种委婉表达更是大量使用，以使陈述的观点、提出的要求或建议，较少主观武断，更具有商榷的余地。

3.语气弱化法

在商务英语信函中，对对方的建议或要求，使用直接的否定词或肯定词显得过于武断，疏远了双方之间的关系，不利于双方在友好互信的基础上建立贸易伙伴关系，因此，常用各种方法弱化语气，创造平等和谐的合作气氛。如：在否定句中加上really, always quite, too, particularly等副词，使得否定程度弱化，为对方留下考虑回旋的余地。又如：

According to our records , you have not yet settled your account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20th January this year.

(根据我方存档，贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。)

作者用According to our records 这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实，弱化询问的语气。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

4.否定语气弱化

在否定句前加上“I’m afraid”、“I don’t think ”、“I regret”等使语气显得不那么坚硬、绝对。如：

(1)Sorry, I don’t think we can offer you more than 500 cases this year.

抱歉，我想今年我们的供货量不会超过500箱。

(2)I’m afraid that it is impossible for us to entertain your counter offer.

我们恐怕不能接受你们的还盘。

5.肯定语气弱化

在业务洽谈表达主观意见或看法的过程中，通常可采用“I think”、“I hope”或“please”等，使所要表达的观点或者提出的要求不至于主观、武断，同时保证了语意明确。如：

(1)I hope you will effect a settlement of our claim soon. 希望你方对我们提出的索赔尽快予以解决。

(2)But I think the annual sale of 300 pianos for a sole distributor ship in Canada is rather conservative.

不过我们以为作为整个加拿大地区的独家代理，300架钢琴的年销售量未免太保守了。