导语：现在有很多的辅助工具能够让我们在时间管理的过程中事半功倍，但是并非每一款都是合适的。时间管理成为越来越多人关注的领域和话题，但是怎样执行、落实并非光靠理论并不能够让你有实质性的提高。时间管理软件使用方法和技巧，一起来学习一下吧。

时间管理软件使用方法和技巧

1、理论和实践相结合。虽然理论和实践存在差异，但不能否定理论的指导作用。我们先从GTD时间管理做起，首先要明白GTD时间管理是一个系统，这个系统由5个过程组成：收集、整理、组织、回顾、执行。接下来我们以日事清为依托依次来进行实践。

2、收集方法。所谓收集就不需要太多的规则和框架来限制，只要认为是应该做的，即将做的都应该收集起来，整理会在后面的步骤进行。这里我采用的是日事清软件，在“日程”界面下，左侧“收纳箱”就是存放收集任务的地方，直接将所有收集的事情逐条添加。

3、整理方法。整理是最容易出现问题的环节，主要是很多人不知道怎么整理，以什么标准整理。这里我们可以先从简单的步骤做起，即按照重要的程度和紧急的程度来划分，譬如日常开会(紧急不重要)，同事、领导交代的任务(重要且紧急)等等，可以用四象限的形式来区分，如图所示。

4、怎么组织。组织在实际工作中我将其列为时间的安排，譬如部门工作会议留出1个小时的预算，处理邮件留出15分钟，这样来安排，规划处一天的具体工作时间安排。当然并不是所有的人都能在这里规划的很好，GTD是一个周期的过程，可以不必在这里纠结，这次做不好可以在总结的时候进行分析，更好的安排下一次的计划。

5、先回顾还是先执行，这两个步骤在实践中我是按照回顾——执行——回顾的方式来做的。第一个回顾是回顾前面的计划是否合理，是否存在纰漏，将计划的事情进行记录，写到对应工作的子菜单中。执行即按照设定计划来实践，实践的过程中也要将进度、问题、解决方案进行子菜单中的备注。

6、温故知新。回顾要参照自己的计划来对比自己的成果，这个在日事清中提供了自动生成功能，如果希望总结的更全面，可以添加一些自己的想法、感悟。同时，回顾即是总结，这里不但要总结当前工作内容，还要总结自己的工作方法和当前效率，以便衔接下一次的工作计划。