电脑办公有什么实用技巧

发布时间:2017-02-14 17:32

电脑办公有什么实用技巧?小编教你们怎么从菜鸟级别到电脑高手。今天小编就为大家带来了电脑办公实用技巧,有需要的朋友不妨了解下。

电脑办公实用技巧

WPS表格四种填充方式

成批填充表格单元格是我们经常要进行的一项工作。在WPS表格中,想要填充单元格可以通过以下几种方法进行:

1. 鼠标左键直接拖动填充柄填充。此时会以升序的方式填充内容。

2. Ctrl+鼠标左键拖动填充柄填充。此时是以复制单元格的形式填充。

3. 鼠标右键拖动单元格,在弹出的菜单中进行填充方式的选择,灵活进行填充(图1)。

电脑办公有什么实用技巧

4. 先选中编辑区域,然后通过“编辑→填充”命令来进行填充。

● 让办公文件默认用WPS打开

常用办公文档既可以关联微软的Office办公软件,也可以关联国产WPS办公软件。许多用户觉得WPS轻巧方便实用,希望用WPS直接打开办公文档编辑,但在WPS程序中死活也找不到这个设置选项。

其实,WPS的关联设置是放在一个专设的位置,这个选项设置是在系统的程序组中。以最新版WPS Office为例,依次选择“开始→所有程序→WPS Office个人版→WPS Office工具→配置工具→高级→文件关联”,然后按需勾选所需格式选项就可以了(图2)。装完软件,有桌面的图标就够用了,很少有人到这里来看,因此找不到也难怪了。

电脑办公有什么实用技巧

● PPT幻灯片编辑放映两不误

能不能一边播放幻灯片,一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢?

答案是肯定的。只须按住Ctrl不放,单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了。此时PPT将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时,演示窗口会最小化,修改完成后,再从任务栏点击演示图标,切换到演示窗口就可看到相应的效果了。

● 让快速选择多个对象更容易

在PowerPoint中,如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易,特别是它们又位于叠放次序下层的时候,对象相互有遮盖更是如此。不过,下面的方法可以解决。

在传统PPT编辑界面中,点击“绘图”工具栏右侧的三角箭头(工具栏选项),依次指向“添加或删除按钮→绘图”,然后选中“选中多个对象”,将它添加到“绘图”工具栏中,点击它,会打开“选择多个对象”对话框。只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。

这个按钮的添加也可以这么做:点击菜单命令“工具→自定义”,在打开的对话框中点击“命令”选项卡,然后在“类别”中选“绘图”,在“命令”栏中选择“选中多个对象”,将它拖至工具栏的任意位置。

● PPT其他对象也用格式刷

我们常常用格式刷来复制文本或段落的格式,其实它可以应用于PPT制作的方方面面。

在PowerPoint中,想制作出具有相同格式的文本框(比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等),可以在设置好其中一个以后,选中它,点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具,然后单击其它的文本框。如果有多个文本框,只要双击“格式刷”工具,再连续“刷”多个对象。完成操作后,再次单击“格式刷”就可以了。

不光文本框,其他如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。以上这些你用过吗?赶快试试吧!

● 临时给PPT演讲做补充标记

利用PowerPoint放映幻灯片时,有时在演讲时才发现当初在制作的时候,没有标记某页的关键内容。怎么办?

为了让效果更直观,有时我们需要现场在幻灯片上做些标记。在打开的演示文稿中单击鼠标右键,然后依次选择“指针选项→圆珠笔(毡尖笔或荧光笔)”即可,这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了。用完后,按Esc键便可退出。

● 打印不连续的单元格(区域)

有时候我们需要将Excel中不连续的单元格内容打印出来,这时可以根据情况采用如下两种方法之一。

如果仅仅需要将一些不连续的单元格(区域)中的内容打印出来,那么在按住Ctrl键的同时,用鼠标左键单击需要打印的单元格(区域),选中多个不连续的单元格(区域,如A2.B2:C8.D10……),然后选择“文件→打印”,打开“打印内容”对话框,选中“打印内容”下面的“选定区域”选项,按下“确定”按钮就行了。此时,系统将选中的每一个不连续单元格(区域)分开,打印在不同页面上(即A2打印在一张纸上,B2:C8打印在另一张纸上……)。

如果需要经常打印固定的不连续行、列,可以在上述隐藏设置完成后,执行“视图→视面管理器”,打开“视面管理器”对话框,按其中的“添加”按钮,在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称(如“打印”等),确定退出。以后需要打印时,再打开“视面管理器”对话框,选中“打印”视图项,按“显示”按钮,即可显示出设置好的打印页面,执行打印操作就可以了。

● 巧用键盘铺助快速定位排版

在PPT设计中,有时候用鼠标定位对象不太准确,也不好把握分寸。这时,按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象,可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象,可以精确到像素点的级别。

电脑word办公实用技巧

让Word认识WPS2000/WPS Office文件 目前PC机上最为流行的字处理软件除了Word外,还有我国金山公司的WPS2000和WPS Office,笔者发现在WPS2000/Office中不需要安装任何转换器,就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。但是,在Word97/2000/XP中却无法读取WPS Office文档!其实,以前我们曾记得在Office2000安装光盘上有一个WPS2WORD.EXE的程序,利用它就可以使Word读取WPS2000文件。但是经笔者试验,发现安装此转换器无法使Word读取WPS Office文件。笔者在金山公司的网站上发现他们已经推出了WPS Office的转换器,我们可以从http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下载。双击它会弹出如图1所示的界面,点下“确定”钮,该程序会自动地判断出你有没有安装过转换器,并会自动为你安装。以后打开Word后,在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“WPS文件(*.wps)”列表项,选择需要编辑的WPS文件,点击“打开”后即可直接打开WPS Office文件了,当然也能够读取WPS97/2000文件了。

在Word中批量转换文档 手头上有许多Word生成的DOC文件,想都转化成TXT文件去投稿,而苦于往返于“打开/另存为”之间。其实,在Word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建立新文件”命令,打开“新建”文件对话框(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键,这样Word会使用其默认模板建立一个新文件,而不会打开“新建”文件对话框),点击“其它文档”标签,并双击其中的“转换向导”项目(但如果你的机器中没有安装此模板,系统会自动启动Office2000或XP的安装程序,并会提示你插入Office2000光盘),再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word2000/XP格式,也可以将Word2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式,包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等,相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。

快速还原图片文件 利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品,但是有时往往出于特殊需要(如出版、发行等),要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件,然后选中相应图像后复制,再启动画图程序进行粘贴,最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可,如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多,那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实,只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令,Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下(与在IE中保存的网页一样),非常方便。

给Word文件减肥 现在PC机上是Microsoft Windows的天下,软件也越做越大,连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字,动不动就几十k字节,文件一多,给我们交流、使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。其实,只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话,可以打开Word,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”选项,以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘,实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术,则在选中“嵌入TrueType字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框,否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”,使得文件增大。

一次保存多个文件 在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令,这个命令非常有用,只要执行该命令,即相当于将所有的文件进行存盘操作,免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实,我们也可以在Word中一次保存多个文件:只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现,原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了,此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性将所有打开的文件进行存盘。

合并Word文件 我们在使用Word制作文档时,经常要与别人合作,一般情况下,我们都是把别人的文件拷贝过来打印,这虽然方便,但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令,在弹出的窗口中选择“Word文件”,再找到同事的文件,点击“插入”钮。怎么样?同事的文件是不是已经历历在目了,而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化!

更改文件默认存盘格式 在Word默认情况下,我们都将文件存为Word的DOC格式,但是有时候我们出于特殊的需要,如投稿时需要TXT格式、多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式固然很方便,只要单击“文件”→“另存为”命令,然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。但是,每次这样做未免有些麻烦。其实,只要我们单击“工具”→“选项”,打开设置窗口,点击“保存”标签,在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改为自己想要的格式,以后每次存盘时,Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

8修复文件 遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗?那时候的你一定比失恋更痛苦!其实,在Word中设计了一个修复程序,只不过它比较隐蔽,你没有注意罢了,巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”→“打开”,在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项(请将鼠标向下拖动,否则无法看到这个项目),再点击原先打不开的文件,耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中,这时候就麻烦你按一下存盘图标吧!

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