做好办公室工作管理的技巧
导语:办公室担负着单位举足轻重的责任,做好办公室工作只有摒弃陈旧观念,不断加强办公室人员的业务素质、服务意识,转变工作态度,改进工作方式,才能保证办公室工作成效,辅助单位日常工作的正常运转,为领导出谋划策,为职工服务,促进单位走上稳步向前发展的道路。
做好办公室工作管理的技巧
一、从事协调工作,须从严要求
办公室综合协调工作具有全局性,它层次高、涉及面广、影响大。从事此项工作,要在充分认识自身工作的职责、任务、内容、要求、工作方法的基础上,从严要求,从微入手,从宏把握,自觉掌握工作规律。
(一)要树立全局观念。高度的责任意识和全局观念是做好综合协调工作的必备素质。诚如毛泽东同志所说:“没有全局在胸是不会投下一着好棋的。”这就告诉我们,把握全局,才能掂量出每件事情的分量;想到大局,才能与领导的思维同频共振。因此,从事此项工作的同志须加强党性修养和大局意识,坚定理想信念,坚定绝对忠诚的政治品格。要不断提高政策水平,努力站在全局的高度去想问题,高标准、严要求,竭尽全力地去干好每一项工作,切实达到协调的预期目的。
(二)要养成谨慎处事的习惯。办公室是联系上下左右的神经中枢、窗口和纽带。办公室的特殊地位,决定了对它的特殊要求,因此,办公室人员要严以律己,不论在什么环境下都要管好自己,时刻在思想和行为上保持警醒,做到“慎言”“慎行”“慎事”,即在言语上“不该说的绝不说”,绝对保守秘密;在行为上遵章守纪,不颐指气使,树立廉洁诚信、公道正派的良好形象;在日常事务中谨小慎微,一丝不苟,尽量减少失误,不犯错误。
(三)要提高自觉学习的意识。时代的发展对办公室工作人员的能力和水平提出了更高要求。协调工作作为一项综合性极强的工作,必须不断优化知识结构,更新知识内容,紧跟时代步伐。学习是进步的阶梯,学习也是获取知识的最直接方式。从事综合协调工作的同志要增强自身学习的自觉性,树立“终身学习”的理念,养成在工作中学习、在学习中工作的习惯。既要认真学习党和国家的方针政策及法规制度等知识,用正确、科学的理论武装头脑,提高政治理论素养和认知水平,夯实做好本职工作的思想基础,又要坚持学习业务知识,学习身边的榜样、业务上的精英,在实践中锻炼成长,积累经验,不断提高工作能力和服务水平。
二、练就协调真功,必身勤心细
综合协调工作中存在着大量的不确定因素,有时遇有突发事件,就要立即出击。这就要求办公室人员树立起时间速度与质量相统一的效率观念,在平日里苦练内功,勤思考、细落实、善总结,认认真真、踏踏实实,在简单的一招一式中练出真功来。
(一)协调前,勤于思考,做足功课。既要全面、完整、准确地理解和把握领导的意图,又要收集和掌握大量的真实情况,查阅相关文件,实际进行现场调研,对不协调因素和症结所在做到“了如指掌”,把握工作的主动性。
(二)协调中,注重细节,严格落实。协调工作的成败还体现在细节的落实处理上。办公室人员要培养自身“办公室无小事”的责任感,既要“抓大”,也要“顾小”,既要做到大局为重,统筹安排,又要对协调中的每一个环节、每一处细节落实到位,逐一检查,做到谨小慎微,确保不出纰漏。
(三)协调后,“回头看”,全面总结。总结经验教训,探寻工作规律,能更好地指导工作实践。每一次协调工作结束后,要及时进行认真全面地总结,看看哪些方面是最满意的,哪些方面还存在一些问题或不足,好的方面要继续发扬,不足之处注意弥补改进。通过总结,不断提高协调工作的质量和效率。
三、把握协调技巧,要灵活机动
协调工作要坚持原则,维护政策法令的严肃性,维护大局利益,贯彻领导意图。离开这些,把原则做交易,协调就失去了依据。但原则性不等于死板,必要的灵活性是协调成功的关键。在实际协调工作中,针对新情况、新问题,善于修正原有的设想,在既不影响大局又不违背原则的情况下,充分听取各方面的意见,采取灵活办法或适当让步,更有利于达到预期的最佳效果。
把握原则性和灵活性的统一,要求办公室人员充分发挥主观能动性,一是要敢于担当,有高度的责任意识。遇到急事、难事,要积极主动联系相关单位和负责人,努力统一各方思想和意见;二是要沉着冷静,学会换位思考。在沟通协调中,多站在对方的角度看问题,通过换位思考、充分沟通,求得相互理解,达到协调的目的;三是要注意方式方法,要讲究语言艺术。俗话说“良言一句暖三冬,恶语伤人六月寒”,得体的语言能简明扼要地表达自己的意愿,又能使对方愉快地接受协调,可谓是协调工作中的“润滑剂”。办公室人员要根据协调对象的地位、职业、性格特点、文化素养以及需要协调工作的具体情况,因事制宜、因时制宜、因地制宜,灵活机动地采取不同的表达方式。除此以外,还要具备适度的幽默感。在气氛紧张、发生僵局、产生拘谨时,如果能说上几句风趣幽默而又不失体的话,就可能使气氛变得轻松缓和下来。即使在正常气氛中,充满哲理和机智的幽默也能像一缕春风使协调各方充满愉快、亲切的感觉,便于畅谈、交流,能有效提高协调工作的效率和质量。
四、提升协调品质,需阳光心态
协调工作关系杂、事情多、时间紧、任务重、工作累、要求高。在这样的状态下保持奉献与热爱精神,需要有良好的承受能力和健康积极的阳光心态。塑造阳光心态须把握如下三点原则:
(一)平等相待。相互尊重,能有效地缩短与被协调者之间的心理距离,有利于彼此沟通。平等待人,把自己和对方的位置摆平,形成一种轻松、愉快的气氛,其效果比在压抑、紧张的气氛中要好得多。
(二)以诚相见。有一些工作活动中的不协调是由于思想上、心理上的不协调,为了达到有效的心理沟通,找到不协调的关键点,形成有关各方思想和心理上的共同点,就要做到“热心” “诚信”“知心”。所谓“热心”,就是发现对方有困难。
要尽心尽力地帮助解决;发现对方思想有负担,要热心地帮助减轻和消除。所谓“诚心”,就是讲真话,有诚意,对方才能以诚换诚,打开心扉,吐露真情。所谓“知心”,就是把对方当自己人,对方才能信任你,才能以心换心,产生感情上的共鸣,达到新的共识。
(三)切记急躁。协调工作要解决矛盾,克服困难,排除障碍,往往既棘手又紧迫。人与人交往,由于各自素养不同、处境不同、情况不同,会产生语言、态度上的差异。态度蛮横、出口不逊、以语伤人的情况并不少 [本文转自dYlW.Net专业提供代写毕业论文和教学论文的服务,欢迎光临WWw. DylW.nEt点击进入www. DyLw.NeT 第一 论 文网]见,在碰到难以协调的问题或遇上难以合作的对象时,办公室人员必须沉着冷静,不要动怒顶撞,要适当调整自己的心态,及时解决问题,化解怨气和不满,不因此而影响工作和办公室整体形象。
在把握好这三点原则的基础上,塑造阳光心态还要常怀感恩之心,懂得知足,懂得肯定现状,视每一项任务为锻炼自己、提高自己的机会,视每一个挫折和困难为成长路上的基石,珍惜所拥有的,用心体会所经历的,感受工作带来的满足感和成就感。
做好办公室工作管理的技巧
1 摒弃陈旧观念,深刻认识办公室工作的重要性
随着市场经济的发展及单位管理的逐步规范,一个单位的工作从办文、办会、办事到管理、服务、协调等工作都离不开办公室,办公室也成为了信息的交汇点、任务的集中点、矛盾的集聚点、成果的收集点,其地位突出、性质特殊、作用重要。办公室人员必须转变陈旧观念,深刻认识办公室工作的中心,将纽带作用、宣传作用和服务作用放在首位。
在日常工作中,把握好密切联系基层与领导,面向内外通过宣传树立单位正面形象,为单位上上下下服好务的中心思想,当好局内人、管好分内事,深入分析收集到的意见和建议,及时发现问题,提出解决措施。通过讲究方式方法,主动沟通,科学协调,紧扣中心工作、紧盯目标,一手抓落实一手抓监督,确保领导的重要决策部署督查到位和目标任务执行到位,使整个工作体系顺畅有效地运作。
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