当我们拨打电话时需要考虑对方是否在忙碌。还有其他很多注意事项。下面是小编给大家搜集整理的拨打电话时的注意事项文章内容。希望可以帮助到大家!

拨打电话时的注意事项

当我们拨打电话时需要考虑对方是否在忙碌。如果对方有重要的事情应顾及对方，迅速地讲出自己的目的，以免让对方着急。当然，如果是打给很亲近的人，一般总是会从闲聊开始。可是，企业电话应力求简洁，把事情说清楚即可。如果要进一步闲聊，也必须把正事说完，判断对方的情形允许之后再进行。

通常我们在观看电视谈论时事时，谈论者总是说：“关于这个问题，我们有三种看法，第一是……”或者“今天的主题有两点，首先是……"像这样。然而拨打电话也一样。首先应把要谈论的要点告诉对方，说明有几个问题，再深入加以讨论。采用这种说法，会令对方清楚知道要谈论哪几件事情，并且可以预测话题将会如何展开。

而在公司被上司要求对目前所负责的工作提出汇报时，不仅要转达内容，也要注意传达的顺序。电话汇报也是一样，在必要的寒喧结束之后，就开门见山地说：“为了某件事情，想与您商量一下……"或者“有几件事情想和您汇报一下……"。要准确地将事情传达给别人，使对方了解自己汇报的内容。也就是一开头就把事情谈论的要点告知对方。然后再针对问题分别加以讨论。如果很唐突地从细节处开始谈起，会常令对方抓不住话题的方向，造成在电话中说了一些没有必要的误解。

所以在拨打电话时为了不让对方产生误解，并能顺利地了解自己想说的内容，一定要注意说话的顺序。最初是“重要事项”，接下来是“补充说明”，最后再把重要事项重复一遍，如此便不至于有所失误了。

拨打电话时的礼仪常识

1、随时记录

在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。

2、自报家门

一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。

3、转入正题

当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是：“您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：“真不巧!我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。

4、避免将电话转给他人

自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，你可以说：“某某会处理好这件事的，请他和您通话好吗?”在你作出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说：“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。”

5、避免电话中止时间过长

如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说：“您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去?”

让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如，你可以说：“某某，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻。”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说：“对不起，让您久等了”，以引起对方的注意。

对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说：“你能否稍等?我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。