对于秘书代劳的现象,黄越(2000)将其归为三类:代笔、代杯、代办,具体而言即由秘书代为写讲话、报告、文章甚至日常工作中的批示或意见,由秘书代其应付各种各样的公款宴席、由秘书代为处理各种私事。

那么什么原因导致秘书不得不代办领导的私人事务呢?有学者认为一种是由于秘书工作的辅助性造成的。由于秘书人员是直接为领导者服务的工作人员;与其他组织成员和机构相比,秘书人员和秘书部门的从属性最为明显,依附性也更为明显。秘书工作对于领导工作的从属性和服务性,导致秘书认为应该为上司服务,使得上司能够摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香,2004)。秘书的职能集中体现的方面是直接协助领导管理,处理其力所能及的具体事务,减轻、解除领导的事务负担,保证其集中主要精力进行决策,掌握全局(舒玉坤,1998)。有学者认为目前秘书行业的非职业化导致了秘书代办上司私事现象的产生。由于在中国,秘书职业没有完全职业化,秘书工作的职责界定不清、对其工作水平和专业能力的要求不够明确、秘书来源和其行为也不不够规范,因此秘书为上司代劳私事的现象也屡有发生(沈蕾、张虹,1998)。还有学者从秘书的角色谈秘书代劳的事情。领导的许多不为人知的事情秘书可能知道,而且还可能是领导的“知心人”,好多领导不便于出面的私事,就可能由秘书代劳(李秘书,2003)。季伟(1994)认为由于秘书角色的服务性、多面性、创造性造成了秘书角色的差距,这种差距使得秘书无法充当其应该充当的角色,导致秘书做了一些不属于其本职工作的事务。另外,还有学者认为一些办公室的新人希望能给上司留下好印象,往往会犯一个毛病就是热情过头,太爱表现自己。把上司的所有琐事都统统揽到自己身上,甚至包括一些个人的私事。而长久一来,一些上司就习惯性地将这些事划为秘书的工作范围以内(陈国强,2007)。

此次我会就这一现象对部分企业秘书进行问卷调查,研究该现象存在的状况,进而分析具体产生这一现象的原因和最后导致的后果,以及提出如何改变这一现象的策略。

1. 调查概况

主要调查对象为南京、无锡两地在职秘书或曾经有过秘书工作经历的人员。在被调查的40人中,女性有24人,占总人数的60%,男性有16人,占总人数的40%。调查研究采用问卷的方式,分别在现象存在的状况和被调查人员的态度两个方面提出了11个客观或主观的问题,通过表格进行分析比较。

2. 调查结果

2.1 对“代笔”的看法及发生情况。

“代笔”是秘书代劳现象中较为常见一项,具体而言就是由秘书代为写讲话、报告、文章甚至日常工作中的批示或意见。调查显示有28位秘书人员认为“帮领导代写稿件属于工作事务范畴”,占总数的70%,7位秘书觉得无法确定,占了17.5%,仅2位秘书认为为领导“代笔”是不属于自己工作范畴的,占全部的5%。

据统计,在现实的秘书工作中代写稿件也是普遍发生的现象。对于“在现实的秘书工作中是否有秘书代领导写过稿件”的调查发现,有22位认为普遍有代领导写稿件的现象,占了总人数的55%,有13人认为经常有,占了总数的32.5%,还有4人认为是一般,占10.0%,1人认为较少有,占2.5%,认为几乎没有的人数为零。可见,不管是次数的多还是少,秘书代替领导写稿件的现象是存在的。

2.2 对“代杯”的看法及发生情况。

“代杯”也是秘书代劳现象的其中一类。主要针对的可能是男性秘书人员,在一些公款宴席上,领导可能会请由秘书代其应付各种各样的交际活动。调查显示,认为“代领导应付交际”属于秘书工作范畴的有11人,占总数的27.5%,认为概念模糊,无法确定的有25人,占总数的37.5%,觉得代劳交际应酬是不正确的有14人,占了35%。

根据调查结果看来,认为现实的秘书工作中有秘书代领导应付交际,如喝酒等现象的还是大多数,共有28人,占了总数的70%,而认为一般和较少的有12人,占了30%,同“代笔”现象一样,所有人都认为这现象是存在的。

2.3 对“代办私事” 的看法及发生情况。

“代办理私人事务”即是“代办”现象。在这一点上,被调查的多数人认为这是不正确的,有22人,占总数的55%,认为无法确定的有13人,占了32.5%,觉得“代办”也包括在秘书工作范畴内的有5人,占了12.5%。看来与“代办”相比,秘书们更接受“代杯”与“代笔”。

虽然多数秘书认为代领导处理私人事务不属于自己的工作范畴,但是仍有多数秘书人员代领导办过私人事务。有21人占了总数的52.5%,一般和较少的有18人占45%,有1人是几乎没有代劳过类似事务。

2.4 对代办非工作事项的看法及发生情况。

对于领导交代下来的工作,倘若不属于自己的工作范围,有12人会全部照办,占总数的30%,6人是有时间就办,占了15%,21人则是根据内容选择性地办,这类是大多数,占了总数的52.5%,1人会婉言拒绝。多数人还是会出于各自的原因代领导完成交办的私事。

调查是否曾经帮领导或上司处理过不属于你工作范围的事务。完全没有做过工作范围以外工作的秘书人员

有6人,占了总数的15%,绝大多数是一般或较少发生此类情况,这类人员共有20人,占了总数的一半,还有14人是经常会给领导代劳不在工作范围内的事务。可见现代秘书人员还是会多少遇到有关代劳领导工作的事情,并且听从上司指示完成任务。

2.5 对“秘书为上司代劳工作之外的事情”这一现象的看法。

参与问卷调查的秘书人员就秘书代劳上司工作的现象,结合自己的亲身经历和社会事实发表了一些自己的看法,主要概括为以下几点:

2.5.1 完全能够理解。秘书是领导的下属,应当听从领导的指挥,秘书工作并没有分内与分外之分,为领导分忧解难是秘书应尽的责任。秘书在为领导办一些私事的同时也是建立上下级感情的机会,从责任与情感两方面来说,领导请秘书代劳是完全能够接受的。

2.5.2 秘书为上司代劳工作之外的事情已经是现在社会的普遍现象。秘书渐渐充当了领导私人助理的角色,简单的文秘工作一般人都能胜任,所以必须在别的方面体现出自己的价值,以此来得到领导的赏识,加上愈加严峻的就业形势,多数人只能服从命令,听从领导指挥。

2.5.3 对秘书代劳私事不予支持。秘书有自己的工作,如果工作性质不明确,势必会影响到秘书工作的本质,对本职工作的完成效率也会产生影响。有些秘书人员认为不同的人会因为不同的工作性质去取舍所要做的事情,每个人的定位与价值取向不同,一些违背原则的事情是绝对不能够去做的,也没有必要去代劳。

3. 结论与讨论

对40名在职秘书或曾经有过秘书工作经历的人员进行调查分析,得出以下结论:①秘书“代劳”现象较为普遍,多数人予以理解和接受。②只有通过加强秘书自身能力培养和性格的塑造才有希望认清秘书代劳的本质,从而帮助秘书工作走向更加职业化、规范化的道路。

为什么会出现秘书代劳的现象呢?

首先是由秘书工作的性质决定的。秘书作为领导的参谋与助手,最为主要的行业性质就是辅助性和服务性。经常充当了后勤部长与幕后英雄的角色。从大方面来看,秘书是为整个部门与单位服务;从小的方面来看,秘书又是直接服务于领导一个人。作为领导,每天都要处理大大小小的问题,这些问题又涉及到了方方面面,不可能将全部的时间精力都投入到每项具体的工作中,因此,更多的日常琐碎事务都需要交由秘书来处理。秘书工作的特征之一是辅助性。首先,它是主体上的从属性。在各类组织中,秘书人员是直接为领导者服务的工作人员,秘书机构是直接为领导机构服务的直属部门。与其他组织成员和机构相比,秘书人员和秘书部门的从属性最明显。换句话说,秘书部门和秘书人员从来都是依附于其服务对象而存在的。其次,它包括工作上的被动性。秘书工作对于领导工作的从属性决定了秘书工作具有被动性的特征。作为一个从事办公室工作的秘书,事务管理做的好,将会对政务工作和组织整体功能起到推动作用。事务管理最本质的特征是服务性,为上司服务,使上司能够摆脱繁杂琐事的压力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香 秘书理论与实务)。

其次是由秘书与管理者的工作关系决定的。某种意义上说,秘书与管理层的关系往往超乎普通员工与管理层的那种工作关系。由于她(他)所在的特殊位置,秘书比其他员工更加了解管理者的思维方式和做事方法。同时由于一个企业由下而上的反馈信息中有相当一部分是由秘书传递给老板的,因此秘书往往起着承上启下的关键作用,也正是因为如此,秘书就类似于上司的“亲信”一般,而上司也会将大部分工作交由秘书来处理。

由于以上种种秘书工作的特性,使得有些上司常常会对秘书交办一些正常工作以外的私人事务,而秘书的工作涉及上下、左右、内外各个方面,非常繁杂。有人形容秘书工作就是说不完的话,跑不完的路,干不完的活……因此对于秘书工作的范畴并没有非常明确的规定。一些办公室的新人希望能给上司留下好印象,往往会犯一个毛病就是热情过头,太爱表现自己。把上司的所有琐事都统统揽到自己身上,甚至包括一些个人的私事。而长久一来,一些上司就习惯性地将这些事划为秘书的工作范围以内。秘书工作本身就多而杂,再加上一些额外的工作的话,往往会影响到正常的工作和生活的秩序,降低了本身的工作效率。

4.###对待此类问题的方法有几点:

①有主见,适当拒绝一些职能范畴以外的事。作为下属来说,不管上司人品怎样、水平怎样、对待下属的态度怎样,首先要对上司表示尊重。其次,只要是上司在管理职责范围内叫下属做的事,都应该服从。再次,假如上司叫下属做职责范围外的事,比如让下属做工作范围之外的私事、或者虽然是企业范围内但属于违法乱纪的事,比如违章操作等,下属就应该拒绝。最后,假如下属觉得上司指示的做法虽然不属于违法乱纪的事,但对企业不利,有更好的对企业有利的做法,下属要主动将更好的做法向上司建议。上司如果不接受,下属就依然按照上司原来的做法去做,然后再考虑要不要将更好的做法向上司的上司报告。

②注意个人能力的培养,用在工作上的能力来体现自我价值。在工作过程中既不能太过张扬,也不能隐忍退让,无所作为……应该要有适度的自主性和适当的积极性,恰到好处的表现自我,这样才能赢得领导的赏识。

③学会应付在与人交往过程中的尴尬局面,树立自信。秘书在与领导的交际过程中,难免会遇到一些尴尬的局面。首先在思想上要对领导保持尊重,但作为一个好的帮手,却不能够对上司惟命是从;其次,领导发生一些错误时要委婉给出建议,表达出自己想法,努力使工作更加尽善尽美,一切要从工作出发,以事业为重,对于领导提出的不恰当的要求要敢于说“不”,在尊重的氛围内,与领导有礼节有分寸地进行磨合。