年轻人如何提升自己的时间管理能力

发布时间:2016-12-01 17:50

时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外,什么事先做什么事可以后做。那么,年轻人如何提升自己的时间管理能力?

(1)时间管理的理论

很多人学习时间管理都买了”Getting Things Done”这本书来看,这里面最经典的两个概念我觉得是”Mind like water”及”下一步行动是什么?”

Mind like water我翻译成”心境如水”,意思是说,时间管理是藉着梳里我们身边繁杂的事物,逐渐让心定得下来的过程。因为管理好自己的心,基本上时间管理的问题就变小了。

”下一步行动是什么?”代表我们要对心中悬而未决的事情要下个决定,问自己”下一步行动是什么?”写下行动,然后实际去做。

说得详细一些,我们的六个流程,搜集、加工、组织、排程、行动、检视(见上图),就是帮助我们把悬而未决的事情搜集起来,加工成行动,安排到每天的生活中,确实地执行,最后检视成果。

六个高度则有行动、任务、角色责任、年度计划、五年计划、火焰等六层高度,看得出来这是以长期的视角来看我们一生的时间规划,利用每周检视的时间,检视最底层的任务及行动层次,年底的时候我就会检视自己角色责任、年度计划、五年计划、火焰等高度。

入门先学六个流程,有所体会后,学习六个高度,这样子我们时间管理的理论架构就扎实了。

年轻人如何提升自己的时间管理能力

(2)时间管理的工具

时间管理重要的工具有四个大项,分别是收件匣、行动清单、任务清单、年度计划。分别说明一下

收件匣:是放上面提到的悬而未决事情(通常我称之为杂事),目前是用iPhone/iPad作为主要收件匣。iPhone上面使用我们团队开发的Getideaz软体,iPad上面使用Draft for iPad(本篇文章的图案就是用Draft画的)。

行动清单:是放置加工杂事后产生的行动清单,分成电脑、电话、当面沟通、外出、规划等几个清单分类。目前运用电脑的Backpack网路服务来放置这些表单,如果有出差行程,整天在外,也有纸版的八页小书来当做我的行动清单。

任 务清单:放置需要多个行动才能完成的事情,其实每天做些小事是不够的,需要认真面对任务,把这些困难的事情做好。把每天的任务拆分成一个个行动,并确实执 行,每周检视一下自己做事的成果,这样就能把任务管理好。自己是运用电脑网路服务Backpack来管理清单,外出时,也会运用八页小书来管理及规划任 务。

年度计划:我自己订定的角色责任、年度计划、五年计划、火焰等,会使用苹果电脑的Pages软体(和MS Word类似的文书编辑软体)来制作一个图像化的长期计划,由于一年修订一次,简称之为年度计划。就放在电脑里,并作云端备份。

以上四个工具,基本上都数位化了,也多能够云端化,因此让我感到很安全。

最后提到一个小概念,每天的计划中,我会把任务及行动挑选出三件最重要的事情,称之为”三只青蛙”,会尽权力优先完成这三件事情,我们用四个工具,瞭解我们需要做哪件事情,每天就选三只青蛙来吃掉,这样子就能够过一个很高效的一天。

时间管理的结语

”正向循环”这四个字,也非常重要

我们学习理论、工具、社群并且每日持续地操练,一开始难免生涩,困难,这时候我们要咬住牙,继续坚持一阵子,因为我们知道,当我们学会时,会进入正向循环的层次,这时候就变得很轻松。

以学习游泳中自由式为例子,一开始就是练习脚步的打水,接下来是在水面漂浮,手部动作,换气,一开始抓不到诀窍,总是容易被水呛到或者觉得有点枯燥。但是度过这段时期,就可以享受水中遨游的快乐,这就是进入了正向循环的阶段,游得月多,心中更快乐,游泳的功力也持续累积。

时间管理也是如此,一开始觉得系统有点复杂,但是慢慢把基本动作做好,并且享受到Mind like water得快乐,就会觉得这些付出是值得的,最后除了自己变得更加高效外还结交到社群好朋友,真是一举数得呢。

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