文秘基本知识

发布时间:2017-02-16 17:31

文秘是指经过学习,掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识,熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力等工作。以下是由小编整理关于文秘基础知识的内容,希望大家喜欢!

文秘基本知识

文秘工作核心职能

工作管理

能依工作的轻重缓急排定优先级,妥善运用自己的时间与资源,有效管理工作流程及进度。

认真负责

确实达成工作职责及要求,能勇于承担自己的错误或失败,不归咎他人并努力改善。

主动积极

不需他人指示或要求能自动自发做事,面临问题立即采取行动加以解决,且为达目标愿意主动承担额外责任。

顾客服务

对顾客展现服务热忱,有效满足顾客需求、解决顾客问题,进而提高顾客满意度。

诚信正直

为人坦诚、确实遵守组织规定与社会规范、信守承诺且言行一致。

适变能力

对工作内容或环境的改变能够保持镇定,尝试了解改变的原因并以开放态度面对,有效调整行为且维持应有的工作表现。

问题解决

能够掌握问题核心,精确解读讯息做出结论,寻求适当解决方案 ,衡量利弊得失并采取实际行动以排除障碍。

压力承受

面临工作压力能够使用适当方法加以纾解,并维持应有的工作表现与人际关系。

沟通协调

能视谈话对象有条理地清楚表达想法,除确保对方专注聆听及充分了 解,并可正确解读、响应、厘清他人所传达的讯息以取得共识。

文秘工作职责

一、教学秘书工作职责:

1、协助院领导抓好教学常规工作的安排,检查与总结工作。

2、及时向院领导传达上级部门安排的各项任务及上报院的有关情况。

3、协助院领导处理好日常的教学事务工作,并及时进行请示与汇报。

4、负责收集撰写整理,管理各种教学信息和教学文件。

5、负责教学档案的建立与管理工作,作到分门别类,有条理。

6、作好各种文件的收发,登记与管理工作。

二、生活秘书工作职责

1、协助院领导抓好教学办公用品的供应与发放工作,监督办公费用的使用情况。

2、协助院领导、班主任抓好劳动卫生工作。

3、负责院办公室必须设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的维修和电话管理工作。为保证正常的教学秩序作好物质保证。

4、负责全院教职工的考勤与学生考勤的汇总工作。

5、协助院工会作好全院教职工的福利工作。

6、协助院长用好院基金的使用管理工作,所有经费的支付与回收工作。

7、作好教职工的生活服务工作如准备好开水、洗手水、内务整理等。

8、作好院资料室的收发与报刊杂志的征订工作。

文秘工作的特性

从属性

秘书工作不是独立的,是从属于领导的,是完全按领导意图办事的。

方圆性

一是工作圆满,有较强的协调综合能力;二是圆熟能力,工作很熟练。三是圆通能力,不能没有原则,但也要通融,而又不能圆滑。

辅助性

办公室是办事机构,不是决策机构。忠于职守,守就是守本分,做好本职工作。要做到三不越:不越位、不越职、不越权。

综合性

概括起来是“三三四四”:

第一个三是三个中心,即信息中心、协调综合中心和参谋办事中心;

第二个三是三办十项工作,即办文(撰文、文书处理)、办会、办事(信息调研、协调、督查、信访、接待、机要、综合办理);

第一个四是四句话,即贯通上下,协调左右,联系内外,综合办理。所以说办公室处于枢纽地位;

第二个四是四个结论,即参政、管理事务、搞好服务、提高综合管理能力。综合管理能力实际上就是领导能力。

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