秘书接听电话的礼仪

发布时间:2017-06-15 21:32

礼仪可以说是在人际交往中进行相互沟通的技巧,那么秘书接听电话的礼仪重要吗?下面小编给大家介绍关于秘书接听电话的礼仪,希望对您有所帮助。

秘书接听电话的礼仪

1、前台接起电话时要保持良好坐姿,声音不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中,要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好,×××(公司名称,如果公司名称较长,应用简称)”,忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话,可以礼貌地说“请稍等”,并马上转接过去。

2、如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名,不知道分机号的话,就要礼貌地询问,对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相广告之类的电话,应该用礼貌的借口挡驾,或者转到相关部门处理。前台接待代表着公司的形象,接听电话时应该热情,通过电话,给来电者留下这样一个印象,公司是一个礼貌、温暖、热情和高效的公司。接电话应该注意以下礼仪。

3、适时接起电话。一般以铃响二次后,接起电话。如果电话一响起就立即接听电话,会让对方觉得仓促,但让铃响太久才接会让对方久等而显得不礼貌。

4、左手持听筒、右手拿笔大多数人习惯用右手拿起电话听筒,但是,在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面,这样,电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音,从而给客户带来不适。为了消除这种不良现象,应提倡用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑,这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。

5、注意声音和表情。通话必须清晰,正对着话筒,发音准确。通电话时,接线员不能大吼也不能喃喃细语,而应该用正常的声音——并尽量用热情和友好的语气。通话者还应该调整好表情,保持微笑。使用礼貌用语如“谢谢您”,“请问有什么可以帮忙的吗?”“不用谢。”

6、保持正确姿势。接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下,当人的身体稍微下沉,丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔,这样容易口干舌燥,如果运用丹田的声音,不但可以使声音具有磁性,而且不会伤害喉咙。因此,保持端坐的姿势,尤其不要趴在桌面边缘,这样可以使声音自然、流畅和动听。此外,保持笑脸也能够使来电者感受到接待员的愉悦。

7、复诵来电要点。电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。例如,应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对,尽可能地避免错误。

8、最后的道谢也是基本的礼仪。来者是客,以客为尊,千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上,客户是公司的衣食父母,公司的成长和盈利的增加都与客户的来往密切相关。因此,公司员工对客户应该心存感激,向他们道谢和祝福。

9、让客户先收线。不管是制造行业,还是服务行业,在打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话,对方一定会听到“喀嗒”的声音,这会让客户感到很不舒服。因此,在电话即将结束时,应该礼貌地请客户先收线,这时整个电话才算圆满结束。

10、当接待员正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。

秘书接待基本礼仪

1、有人敲门,应回答“请进”,或到门口相迎;

2、客人进来,应起立热情迎接。如果家中不够干净齐整,显得零乱,要做些必要的整理,并向客人致歉;

3、敬茶须用双手端送,放在客人右边。如果夏天酷热,要递扇子,或开电扇;

4、吃饭时来客,要热情地邀请客人一同进餐。客人吃过饭后应送上热毛巾,并另换热茶;

5、接受客人礼品,应该道谢;

6、向主人或客人介绍对方时,姓名职务必须逐字清楚,须先将年轻者向年长者介绍;

7、客人来时,如自己恰巧有事不能相陪,要先打招呼,致以歉意,并安排家属陪着,然后再去干自己的事;

8、客人坚持要回去,不要勉强挽留;

9、送客要到大门外,走在长者后面;

10、分手告别时,应说“再见”或“慢走”。

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