群发邮件有哪些需要注意的礼仪

发布时间:2016-11-12 15:03

网小编:在日常办公中,我们常常会遇到需要将同一内容的邮件群发给很多收件人的情况,这就需要使用到邮件的群发功能。

在邮件发送操作中有下面几个概念:

收件人

收件人是您所发送邮件的接收者,您可以直接填写他的邮件地址,或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。收件人可以并列多个,通常以分号隔开。

群发邮件有哪些需要注意的礼仪

抄送地址

点击“添加抄送地址”打开抄送地址输入框,抄送地址也是您所发送邮件的接收者,您可以直接填写对方的邮件地址,或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。

暗送地址

点击“添加暗送地址”打开地址输入框,暗送地址也是您所发送邮件的接收者,您可以直接填写他的邮件地址,或者点击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。对方收到邮件时,收件人和抄送人的邮箱中不会显示暗送人地址。

群发邮件时,可以采用“并列收件人”、“抄送”和“密送”三种形式。

如果您给某人和其他人一起发邮件时,不介意大家知道你在同时发给其他人,则可以使用“并列收件人”和“抄送”。信件的所有收件人都能够看到其他收件人、以及您指定为“抄送”的收件人地址,但看不到“密送”中所列的地址。

“密送”代表“不显示的副本”。这极相似于“抄送”功能,只不过“密送”的收件人名址不会被其他收件人看到,而“收件人”和“抄送”字段中的收件人地址彼此都能看见。

假如您给很多客户一起发邮件,此时就不应当使用“并列收件人”和“抄送”,否则原本不认识的客户之间,可能通过您的邮件,得到了其他不认识的客户的邮件地址。而泄露客户个人信息的人,就是您了。此时,使用“密送”更为妥当。

但是,即使是“密送”,也要慎重使用,因为对方的邮箱可能还有超级厉害的“全部回复”的功能。不同邮箱的“全部回复”功能不同。我们再来看两个回复操作中的概念:

回复:选择一封邮件,点击“回复”链接,将进入写邮件页,回复邮件给发件人。此功能是一对一形式,“谁发给我,我就给谁回复”。

需谨记的事项:

给重要人物的重要邮件一定要一对一单独发送。

群发操作之前一定要慎重考虑所采用的操作方式是否妥当。一旦发出,“覆水难收”。

不重要的通告式非保密邮件,可以在特定地址非保密组群里以三种形式群发,但要根据对方邮箱特性,慎重选择使用“并列收件人”、“抄送”和“暗送(密送)”功能。

回复他人邮件时,一定要再次检查收件人地址是否正确。

使用尊称。按照中国传统习惯,对尊者勿直呼其名,姓+尊称可以;姓+名+尊称可以;名+尊称亦可,只叫“名”或只叫“姓+名”无尊称,可能就不够得体了。尤其是直呼且只呼其名(姓和尊称都没有叫出),在关系不够深的时候会让对方感觉不适。(当然,关于称呼的礼仪,在不同文化下是不同的,此处不做讨论了。)

再次强调:记住别人的名字,在适当的时候能够称呼别人的名字。如果您已经知道对方的名字,那么,当您给对方发邮件时,“尊敬的某经理:……”要比“经理您好:……”收到回信的概率大很多,因为后者这样的称呼容易让对方联想到,您的这封邮件是群发出来的广告邮件,没有必要认真对待。

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