档案信息化建设探讨分析论文

发布时间:2017-03-19 10:34

档案信息化建设探讨分析全文如下：

1、前言

档案信息化建设是档案管理的发展趋势，是推动当前档案管理工作发展的必然选择。传统档案管理工作存在数据信息量大、工作任务繁杂的特点，档案管理人员通过收集、管理、提供档案资料存在工作时间长，效率十分低下的特点。这种投入建设成本高回报率低的档案管理模式严重阻碍了档案管理的发展。推进档案信息化管理建设，通过最大限度的降低人力及资源的投入来完成等同工作量的前提下，提高档案管理的工作效率及服务质量。档案信息化管理是提升当前企业投资服务中心的档案管理水平的重要乎段，档案管理水平的提升带动档案日常工作的规范化，更有利于企业投资服务中心提供完善的政策及投资咨询服务。

2、档案信息化建设的内容

2.1档案工作再造

档案信息管理需要企业投资服务中心工作人员掌握先进的信息技术，结合当前高科技设备来实现管理工作信息化建设。档案信息化是对传统档案管理工作的一次重新变革。档案工作的再造是推进档案信息化建设的第一步，同时也会对信息化建设产生巨大影响。

2.2工作职能的变化

档案工作职能从原来的提供档案管理的工作转变为提供档案服务的根本型转变。企业服务中心档案工作人员职责从负责对档案进行收集及查询的管理工作到录入信息化企业客户资料并为客户提供资料服务的职责转变。

2.3工作方式的创新

档案信息化的建设会产生全新的档案工作模式，档案管理办公系统的自身变化都会引发档案管理工作的创新。例如文件的查找方式从最先的人工查阅方式编程到计算机关键词检索再到后来的全文检索的转变，从定向的查询内容到对比性的查询方式直接带来档案管理工作人员工作方式的创新。同时，档案工作方式的创新也会促进档案信息化建设迈向新的发展方向。

2.4工作流程的革新

档案信息化建设会是档案文件的原始形态发生变化。档案的数据从原先的单一的实体转变成多种类综合载体。档案信息的运输方式也从单一的人工船体编程信息化数字传递方式。档案的数据收集方式也会增加电子信息收集。档案信息传统信息发布模式也会被网络发布平台所取代。上述的每一项变化都会给档案工作流程带来革新。最直接的方式是增加了电子信息的工作流程，减少了传统复杂的工作流程。

3、档案信息化建设的问题

3.1体制阻碍

档案的信息化建设过程中严重收到了体制约束，在档案的数据管理和档案的工作流程中都缺乏完备的工作体制。目前大部分地区的档案建设规划开始加入到信息化建设中，许多地区还成立了档案信息化建设的建设小组。但从整体的角度看，我国整体的档案建设没有完整的工作体系，各地区的档案都自成模块，地区建设水平存在较大差异国家的档案信息建设规划网络没有发挥出初始的作用，导致档案信息化结社缺乏都统一标准。

3.2档案信息系统缺乏标准

档案建设中信息系统的建设受到建设资金和部门选择的影响，各个部门的档案管理软件存在差异，软件的设计及软件的数据标准都有不同，档案的数据很难脱离自身的软件来进行整合，造成了各地区的档案信息无法实现相互共享的现象。同时受到各地安全政策保护，各个部门无法接受资源相互流通的管理模式。各个档案部门无法协调统一的存档标准也增加了信息归档的技术难度，也为档案的信息化建设提升了复杂性。

3.3资金投入存在差异

档案信息化建设的前期基础设备投入较大，当前大多部门的档案部门的档案软硬件设备都较为简陋，部门基层档案室都缺乏最基本的信息处理设备，与当前的档案信息化建设工作产生了较大的冲突。尤其现在档案开始数字化管理，需要大量的前期资金投入，经济发达地区数字化进程快，而经济不发达地区缺乏设备支持，档案数据数字化进程相对落后。

档案信息化建设探讨分析论文

4、档案信息化建设问题的解决对策

4.1统一当前档案信息化工作体系

将档案信息化建设纳入到当前信息化基础建设中去，制定符合各地的档案信息化建设规划工作，明确当前工作任务、设立具体的工作时限。要建立出完备的档案信息化建设评判标准，通过评判工作来督促信息化建设工作的发展。完善当前建设工作的职能分配，从团队的组建、岗位的分配、数据的整合都顺应规范的工作体系，形成由上到下的制度体系转变，让档案的信息化建设工作更规范化和标准化。

4.2完善档案信息化建设技术支持和资金保证

档案信息化建设本质离不开对基础设备和软硬件的需求。随着档案信息化建设工作的全而发展，保证足够的资金投入，才能加强当前的技术水平支持，确保档案信息化设备的稳定运行，维护档案数据资料的完整。

首先，加大当前的技术设施的投入。将各个地区的档案信息化建设基础资金纳入到财政预算中，将信息化建设工作交给专业的建设团队，引导各个部门展开专业的档案管理信息化建设。其次，建设必要的档案信息化基础设施。档案信息化处理需要计算机、档案信息管理系统及访问软件。要及时升级当前的信息管理系统，维护好当前的访问软件，保证档案信息工作环境的平稳运行。最后，加强档案信息化安全基础建设。档案从传统的实物载体编程数字化载体存在信息安全风险，各个部门的信息管理系统需要使用安全防护技术，采用杀毒软件、防火墙技术及网络监控技术来控制访问用户，增强档案的数据信息安全。

5、结语

档案信息化建设是具有多项专业技术的信息工程，目前的实际建设过程中存在不少问题。从外部环境来看，我国整体的档案信息化建设工作存在不平衡现象，信息化工作体系没有同意标准。从内部环境来看，各个地区的档案部门存在基础设备简陋，信息化技术水平落后的问题。本文全面分析当前档案信息化建设过程，提出了几种理论对策来供当前档案信息化建设参考希望我国的档案信息化建设健全稳步发展。