机关行政公文格式有规范的排版标准【见《国家行政公文格式》(GB/T9740-1999)】。但许多单位制作的行政公文格式并不符合国家标准的要求。现结和工作实际就公文排版简单介绍于此与大家分享。

2017年最新公文排版标准

(1)设定版心

国际GB/T9704-1999要求公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其幅面尺寸为：210mmx297mm，公文用纸天头(上白边)为：37mm 正(负)1mm，公文用纸订口左白边)为：28mm正(负)1mm，版心尺寸为：156mmX225mm(不含页码)。设定页边距：纸型选A4纸，方向选纵向。选择“页边距”，根据上述规定，可算出页边距尺寸为：“上”设定值为3.7cm;“下”设定值为3.5cm;“左”设定值为2.8cm;“右”设定值为2.6cm。按此数值设定即可实现版心尺寸156mmX225mm(不含页码)。

(2)设定每页行数、字数

国际GB/T9740-1999规定公文排版每页22行，每行排28个字。设定：打开页面设置，选定“文档网络”标签，选择“指定行和字符网络(H)，不选择“不改变字符跨度”，“字符”行设为28，“行”每页设为22，“栏数”用默认值1，“文字排列”选“水平”，“应用于”选“整篇文档”。以上设置完成后，点击页面设置左下角的“默认”会出现选择性提示：“是否改变页面的默认设置?此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档”，点击“是”，以后建立新文档时，将以上述设置为默认设置。

(3)字体设置

国际GB/T9740-1999规定公文“正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。设定：选择格式菜单中的“字体”对话框，选定“字体”，中文字体选“仿宋-GB3212”，字形选“常规”，字号选“3号”其他设置不变。点击对话框左下角的“默认”，将上述设置保存为默认值。标题字可另行设置。

(4)插入页码

国际GB/T9740-1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页吗居右空1个字，双页码居左空1个字。设定：页面设置-版式-页眉和页脚，在“奇偶页不同”前打∨，选择“插入”菜单中的“页码”命令，“位置”选页面底端，“对齐方式”选外侧，“格式”选带一字线的数字。一般第1页为了美观不放页码，可将“首页显示页码”前的∨去掉。页码插入后还要将页码更改为4号字及调整页码的位置，这里不再赘述。