接打电话的礼仪规范有哪些

发布时间:2017-06-08 15:20

电话是一种常见的通讯、交往工具,接打电话的礼仪规范也是惹你关系交往的重要内容。下面是小编给大家搜集整理的接打电话的礼仪规范文章内容。希望可以帮助到大家!

接打电话的礼仪规范

接电话的礼仪

1、电话铃一响,应尽快去接,最好不要让铃声响过五遍。拿起电话应先自报家门,“您好,这里是xx公司xx部”;询问时应注意在适当的时候,根据对方的反应再委婉询问。一定不能用很生硬的口气说:“他不在”、“打错了”、“没这人”、“不知道”等语言。

2、电话用语应文明、礼貌,态度应热情、谦和、诚恳,语调应平和、音量要适中。宁肯使对方请你把电话声音提高点,也不要让对方请你把电话声音放低。

3、接电话时,对对方的谈话可作必要的重复,重要的内容应简明扼要的记录下来,如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等,记录完毕最后请对方聆听自己复述无误后再挂断电话。

4、电话交谈完毕时,应尽量让对方结束对话,若确需自己来结束,应解释、致歉。

打电话的礼仪

1、选择适当的时间。一般的公务电话最好避开临近下班的时间,因为这时打电话,对方往往急于下班,很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方单位,若确有必要往对方家里打时,应注意避开吃饭、午休或睡觉时间。

一般在晚上22点之后早上7点之前以及中午15点之前是不方便往家中打电话的,如果这个时间确实有紧急事件要打电话,接通之后也应该首先致歉再讲话。

2、首先通报自己的姓名、身份。必要时,应询问对方是否方便,在对方方便的情况下再开始交谈。3、电话用语应文明、礼貌,电话内容要简明、扼要。

3、通话完毕时,打电话一方应道“再见”,然后轻轻放下电话。接电话一方一般不应该首先挂断电话,应该等打电话一方挂断后再挂电话。

打电话的基本礼仪规范

打电话是通联礼仪的一个主要内容。拨打电话的人是发话人,是主动的一方,而接听电话的一方是受话人,是被动的一方。因而在整个通话过程中,拨打电话的人起着支配作用,一定要积极塑造自己的完美的电话形象。

在打电话时,必须把握住通话的时间、内容和分寸,使得通话时间适宜、内容精炼、表现有礼。

1、时间适宜

把握好通话时机和通话长度,即能使通话更富有成效,显示通话人的干练,同时也显示了对通话对象的尊重。反之,如果莽撞地在受话人不便的时间通话,就会造成尴尬的局面,非常不利于双方关系的发展。如果把握不好通话时间,谈话过于冗长,也会引起对方的负面情绪。

2、内容精炼

打电话时忌讳通话内容不着要领、语言啰嗦、思维混乱,这样很容易引起受话人的反感。通话内容精炼简洁是通话人的基本要求。

(1) 预先准备

在拨打电话之前,对自己想要说的事情做到心中有数,尽量梳理出清晰的顺序。做好这样的准备后,在通话时就不会出现颠三倒四、现说现想、丢三落四的现象了同时也会给受话人留下高素质的好印象。

(2)简洁明了

电话接通后,发话人对受话人的讲话要务实,在简单的问候之后,开宗明义,直奔主题,不要讲空话、废话,不要啰嗦、重复,更不要偏离话题,节外生枝或者没话找话。在通话时,最忌讳发话人东拉西扯、思路不清,或者一厢情愿地认为受话人有时间陪自己聊天,共煲“电话粥”。

3、表现有礼

拨打电话的人在通话的过程中,始终要注意待人以礼,举止和语言都要得体大度,尊重通话的对象,并照顾到通话环境中其他人的感受。

接电话的基本礼仪规范

接听电话的人虽然处于被动的位置,但是,也不能在礼仪规范上有所松懈。拨打电话过来的人可能是你的上级,可能是合作方,也可能是对你很有帮助的友人,因此,受话人在接听电话时,要注意有礼和得体,不能随随便便。

当本人接听打给自己的电话时,应注意及时接听并谦和应对,无论对方地位尊卑,都要待人以礼。

1、及时接听

电话铃声响起,要立即停下自己手头的事,尽快接听。不要等铃声响过很久之后,才姗姗来迟或者让小孩子代接电话。一个人是否能及时接听电话,也可从一个侧面反映出他的待人接物的诚恳程度。

一般来说,在电话铃声响过三遍左右,拿起话筒比较合适。“铃声不过三声”是一个原则,也是一种体谅拨打电话的人的态度,而且铃声响起很久不接电话,拨打电话的人也许会以为没有人接而挂断电话。如果接电话不及时,要道歉,向对方说“抱歉,让您久等了”。

2、谦和应对

在接电话时,首先要问候,然后自报家门,向对方说明自己是谁。向发话人问好,也有向发话人表示打来的电话有人接听的意思。自报家门是为了确认自己是否是发话人真正要通话的对象。

在私人住所接听电话时,为了安全起见,可以不必自报家门,或者只向对方确认一下电话号码来确定是否对方找对了人。即使对方错拨了电话,也不要勃然大怒,口出秽语,而要耐心解释。

在接听电话时,要聚精会神,认真领会对方的话,而不要心不在焉,甚至把话筒搁在一旁,任凭通话人“自言自语”而不顾。

3、分清主次

其一,电话铃声一旦响起,接电话就成为最紧急的事情,其他事情都可以先放一边。接听电话时,不要再与旁人交谈或者看文件、吃东西、看电视、听广播等。即使是电话铃声响起的时候你忙着别的事,在接听电话时也不要向打电话来的人说电话来得不是时候。

其二,有时候确实有无法分身的情况,比如自己正在会晤重要的客人或者在会议中间,不宜与来电话的人深谈,此时可以向来电话的人简单说明原因,表示歉意,并主动约一个具体的双方都方便的时间,由自己主动打电话过去。一般来说,在这种情况下,不应让对方再打过来一次,而应由自己主动打过去,尤其是在对方打长途电话的情形中。约好了下次通话的时间,就要遵守约定,按时打过去,并向对方再次表示歉意。

其三,如果在接听电话的时候,适逢另一个电话打了进来,切忌不要中断通话,而要向来电话的人说明原因,要他不要挂断电话,稍等片刻。去接另一个电话的时候,接通之后也要请对方稍候片刻或者请他过一会儿再打进来,或者自己过一会儿再打过去。等对方理解之后,再继续方才正接听的电话。

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