秘书人际关系的技巧

发布时间:2017-05-27 09:23

良好的人际交往有助于提高秘书的工作效率。秘书人际关系的技巧是怎样呢?下面是小编搜集整理的一些内容,希望对你有帮助。

秘书人际关系的技巧

一是加强感情投资。感情投资,是现代领导工作的重要方法之一,也是秘书处理人际关系的有效方法之一。秘书在人际交往中,应注重感情投资,对交往对象要倾注真挚的情感,通过感情联络和感情交往,使对方感受到情感的愉悦,从而建立起良好的人际关系,推动工作的顺利进行。但应注意的是,感情投资应是在原则、政策的允许中对他人的关心、信任和工作中的以情感人,以情悦人。

二是注意换位思考。换位思考,即与对象交换位置,站在对方的立场上去思考问题。这是理解他人、全面认识问题的良好方法,也是秘书处理人际关系的良好方法。在人际交往中,由于每个人的个性和社会角色不同,看问题难免存在差异。己所不欲,勿施于人。在人际交往中,由于每个人的个性和社会角色有差异,看问题的角度就不同,交往中难免发生冲突和矛盾。秘书在与人交往中,要学会换位思考,设身处地替对方着想,将心比心,宽容待人,寻找沟通的最佳方法。这样,就比较容易理解对方,化解矛盾,与人友好相处,改善人际关系。

三是坚持求同存异。万事万物都是在对立中有统一,在统一中有对立。求同存异也是影响秘书人际关系的主要因素之一。在秘书的人际交往中,双方如果在认知上趋同,就容易产生共鸣,容易相互理解、支持与合作;如果认知不统一,就容易产生矛盾,引起双方的摩擦和纠纷。秘书在处理人际关系时,要正视差异的存在,不应过分强求一致,要做到求大同、存小异,大事讲原则、小事讲风格。

秘书处理不同人际关系的技巧

一是处理好与领导的关系。秘书与领导的关系是秘书人际关系中最重要的关系,从秘书与领导关系的特征来看,它属于秘书人际关系中的首属关系。秘书是领导的参谋助手,是为领导服务的。领导是一个机关单位的决策者和指挥者,对单位负有重大的责任。一般情况下,领导者多数是由一些德才兼备、经验丰富的人来担任的,他们一般具有较高的威信,深受群众的拥护和支持。秘书人员要想处理好与领导的关系,必须首先增强角色意识,树立服务观念。

首先要维护领导的威信。一个秘书人员在任何情况下都不能故意破坏领导的威信,不能散布有损领导威信的言论。即使领导者在工作中出现了差错或失误,也不能乱发议论,应通过正当的方式和渠道反映,以求得合理妥善的解决。

其次要尊重领导的职权。秘书人员是服务性人员,不是决策者,因此必须按职责规定办事,不能越职代权,借领导的名义发号施令。秘书必须明确自己为领导服务的界限,克服那种自己的意见未被采纳,就委屈失望的心理。在处理一些较重要的事情时,应该及时向领导汇报请示,而不能自作主张。

第三要体谅领导的困难,为领导分忧。一个领导者不是全能的,在工作中会遇到很多困难。秘书要积极地去帮助领导克服这些困难,多出主意,多提供服务,尽可能解除领导的后顾之忧,真正做到和领导同甘苦、共患难,这样才有可能和领导密切关系,建立起深厚的感情。如果一个秘书在领导遇到困难时袖手旁观,就会伤害相互的感情,恶化相互的关系。这是秘书人员必须注意的。

第四要提高自身素养,增强办事能力。秘书要处理好与领导的关系,关键在于做好本职工作,提供有效服务。要诚实而不弄虚作假、当参谋而不自以为是、公正而不搬弄是非、受批评而不急不怨。

二是处理好与同事的关系。秘书是领导与同事的桥梁。由于秘书的特殊地位,要处理好与同事的关系有其复杂性。因此,秘书人员和同事关系融洽,需要注意以下几个方面。要了解同事,关心同事。了解同事,这是与同事相处的最起码的条件。只有真诚关心同事,才能取得同事间的相互理解、相互信任。要以诚待人。要讲究分寸,善于沟通。秘书常在领导与同事之间起着居中协调及上下意见沟通的作用。当传达领导的意图给全体同事时,稍不留心,言辞过重,便有发号施令之嫌。这时,要注意自己的态度、语气。若是传达不受欢迎的意见给同事时,应做到能在谈笑之间完成。反映同事的意见给领导时,要深入实地考察、分析,衡量得失,并如实反映。

三是处理好与外界的关系。秘书在积极处理与组织内部的关系的同时,不能忽视与组织外部的关系。秘书在处理与外界的关系时,要注意以下几点:首先要注意目的。与外界进行交往的时候,考虑问题一定要站在组织或者领导的角度。其次要注意身份。秘书在涉及外界的人际关系时都是工作关系,而不是个人间的交往。第三要广结良缘。这会使秘书的形象富有亲和力,使秘书的工作保持通畅的状态,提高效能。第四要树立形象。在交往中注重塑造和树立组织形象,提高所在组织的美誉度。

建立良好的秘书人际关系的基本要求

秘书要处理好人际关系,就自身而言,除了把握好上述原则外,还需要具备和满足以下荃本条件和要求:

1、良好的心理素质。秘书要有较强的适应能力。根据自己职责的要求,对人际关系环境要熟悉。人际交往越多,人际关系环境越复杂,秘书不仅要适应这样的环境,而且还要在复杂的人际关系中较好地协调处理好各种矛盾.要豁达、大度、开朗。要能听取不同的意见,能正确对待领导、同事对自己的批评,能容忍他人的短处。在遇到矛盾和摩擦的时候,要多自责,并放得下丢得开。秘书要经得起委屈,受得往冤枉。无论在什么样的情况下,都要能够保持毯定的情绪,不感情用事,冷静而有礼貌,诚恳而不软弱,耐心而不激化矛盾,做到喜不露形,急不显乱,怒不变色。

2、良好的道德修养。良好的道德修养也是秘书处理好人际关系的基本条件。(l)公正。要公正地评价他人,不要以自己的好恶来评价他人,也不用自己的好恶来要求别人。在处事中,要以是非标准而不能以地位、职务的高低论曲直,也不能感情用事。思想要健康,作风要正派。要与人为善,乐于助人。提批评、建议要出于“公心”,帮助他人要出于“诚心”。对上级要敬重,对同事要谦虚,对群众要理解。与人共事,无论对方职务高低,都不能随愈伤害他人的感情。(2)守信。要忠诚老实,办事可靠,不虚伪,不轻浮。能办的事情千方百计地去办,不能办的事要说明情由以得到他人的谅解.(3)守份。秘书要摆正自己的位子,在与人交往处一事中,要正确履行自己的职贵,而不能超越权限,不能摆出领导的样子,也不能凭借领导的权势,装腔作势,让人生厌;属于领导拍板定案的事,秘书不能随意开口,更不能包办代替。

3.良好的交际技能。秘书的交际技能是建立在广泛的兴趣爱好和广博的知识荃础之上的。共同的兴趣和爱好,往往能使人与抓人之间形成“共同语言”。秘书应飞该培养自己的兴趣和爱好,使自己成为一个多才多艺的多面手。秘书是一个职业的总体概念,就其职能的分工来说,可分为文字秘书、事务秘书、公关秘书等等。不论承担那一份贵任的秘书,都应该了解社会、熟悉社会,并要具备丰富的社会生活经脸与知识,这样,才能在复杂的社会生活中,处理好各种矛盾,建立起良好的人际关系。

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