微软的办公软件,是我们日常工作生活中经常用的一款文档处理软件。那么,我们在使用办公软件时,该如何有效提高我们的工作效率呢?今天小编就来告诉你们一些常见的技巧方法。

Office办公软件保存的常用技巧

不论正在处理的Office文档是新建的还是以前保存过的，您都可保存它，还可使用不同文件名或在不同位置保存该文件的副本。

保存文件的位置

我的文档

启动 Microsoft Office 程序后，当打开“打开”和“另存为”对话框时，在默认情况下将出现“我的文档”文件夹。“我的文档”文件夹适合于保存正在处理的文件，例如，文档、工作表或数据库。

网上邻居

“网上邻居”位于“打开”和“另存为”对话框中的“我的位置”栏 (位置栏：此栏位于某些对话框的左侧(如“打开”、“另存为”或“插入图片”)，其中包含了指向“我最近的文档”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网络邻居”之类文件夹的快捷方式。)上，适合于保存要复制或发布 (发布：将一份超文本标记语言 (HTML) 格式文件副本复制到 Web 服务器上。)到网络文件服务器或 Web 服务器上的文件夹中的文件。

将文件保存到服务器 (服务器：在局域网上，控制对部分或全部网络及其资源(如打印机)进行访问的计算机。在万维网上，运行 Web 服务器软件以响应 HTTP 协议请求的计算机，也称为主机。)上将使其他用户可方便地访问它们。

快速保存和完全保存之间的区别

使用快速保存，Microsoft Office 程序只保存对文件的更改。只保存更改所花费的时间比完全保存少，后者保存了完整的修订后文件。不过，完全保存所需要的磁盘空间比快速保存少。当您完成某文件中的工作时，应执行完全保存，完成最后一次保存。“另存为”对话框(“工具”菜单)中的“保存选项”允许您启用或禁用快速保存以及选择其他选项。

Office文档恢复功能的方法

附加文件安全性

您可以进一步帮助保护您的工作，方法是：使用“自动恢复”功能定期保存正在使用的文件的临时副本。若要在停电或发生类似问题后恢复工作，必须在发生问题之前已经打开“自动恢复”功能。可以将“自动恢复”保存时间间隔设为不到 10 分钟保存一次(默认设置为每 10 分钟保存一次)。例如，如果设为每 5 分钟保存一次，与设为每 10 分钟保存一次相比将会恢复更多信息。

在打开“自动恢复”功能的情况下，如果 Office 或 Office 家族程序停止响应，而同时有若干打开的文件，则可使用“Microsoft Office 应用程序恢复”对话框，已恢复的文件将显示在“文档恢复”任务窗格中。文件中的数据反映“自动恢复”最后一次保存文件时的数据。“自动恢复”不应用作手动保存或备份文件的替代方式。

更改自动文件恢复的保存间隔

在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“保存”选项卡。

选中“自动保存时间间隔”复选框。

在“分钟”框中，指定希望 Microsoft Office 程序保存文件的频率。

注释 不要使用“自动恢复”来代替通过单击“常用”工具栏 上的“保存” 所进行的常规保存操作。

指定保存自动恢复文件的位置

在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“文件位置”选项卡。

在“文件类型”框中，单击“‘自动恢复’文件”。

单击“修改”。

如果要在另一个文件夹下保存自动恢复文件，请定位并打开该文件夹。

Office文档时常见的问题及解决

无法打开文件。

文件可能已损坏

试图打开的文件可能已损坏。Microsoft Office 程序可以让您试着从损坏的文件中恢复文字，或者如果恢复的文件无法使用，那么您可以删除损坏的文件，然后打开备份。

一、如果所使用的 Microsoft Office 程序没有响应，请恢复程序。

操作方法

1、在 Microsoft Windows“开始”菜单上，指向“所有程序”， 指向“Microsoft Office”，再指向“Microsoft Office 工具”，然后单击“Microsoft Office 应用程序恢复”。

2、在“应用程序”列表中，单击没有响应的程序或文档。

3、请执行下列操作之一：

·若要试图恢复先前正在使用的文件，请单击“恢复应用程序”或“重新启动应用程序”。

·如果只想关闭程序，并且放弃对文件进行的最新更改，请单击“结束应用程序”。

4、可将导致问题的错误报告给 Microsoft，以用于改进此程序的将来版本。单击“发送错误报告”或“不发送”。

注释 如果没有连接到 Internet，请单击“以后再发送错误报告”，以在下次连接时，提示您发送该报告。

二、打开 Office 程序。

三、查看在“文档恢复”任务窗格 (任务窗格：Office 应用程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，同时继续处理文件。)中列出的文件，然后决定要保留的文件。

操作方法

·如果文件标题中含有“[已恢复]”，则该文件通常比标题中含有“[原始文件]”的文件包含更多最近所做的更改。

·如果要查看对文件所进行的修复，请指向“文档恢复”任务窗格中的该文件，单击文件名旁的箭头，再单击“显示修复”。

·如果要查看所恢复的版本，请打开所有的版本，然后保存最好的一个版本。

四、对于每个要保留的文件，请指向“文档恢复”任务窗格中的该文件，单击文件名旁的箭头，然后执行下列操作之一：

·若要使用该文件，请单击“打开”。

·若要保存该文件，请单击“另存为”，再输入该文件的名称。默认情况下，文件将保存在与原文件相同的文件夹中。如果使用与原文件相同的名称，则原文件将被覆盖。当看到一条消息询问您是否要替换已有文件(包含截止上一次保存文件时所做的更改)时，请单击“是”。

五、打开或保存了所有要保留的文件后，单击“文档恢复”任务窗格中的“关闭”。

文件名可能太长

文件名或路径名可能超过 223 个字符。请执行下列操作之一：

·缩短文件名。

·将文件移动到与文件夹层次结构的顶级更加接近的另一个文件夹中。

再次尝试打开文件。

文件所处的磁盘可能太满

请尝试将文件移动到其他磁盘以获得更多可用的空间。

熟练使用办公软件实用的小技巧

可以毫不夸张地说，没有哪个单位现在的工作可以离开电脑，而且大部分单位的部门间电脑已构成网络，但是真正会使用电子信箱的人并不很多，甚至有些人用网络资源发放通知这样的基本技能还没有掌握。这种情况可以很简单地学习一下，在单位任何一台电脑(作为邮件服务器)上建立一个共享文件夹(只读文件)，文件夹可以随便命名为“XX”(拼音信箱的意思)。

然后在其他部门电脑的桌面建立一个快捷键(做好影射网络资源，指向作为邮件服务器的共享文件夹)，这个快捷键可以命名为“公众信箱”。再将所有的Word文件(通知)，放在这个文件夹内。这样用户只要点击这个快捷键，就可以很方便地看到所有的通知了。

办公一族经常会使用OfficeWord，在编辑时会遇到在页面中插入图形或文本框位置不理想的情况，这时候就需要对他们进行微调。调整图片或其他文本框的位置时，可以使用鼠标或方向键将其移动到大致的位置，按住Ctrl键，再用方向键移动，你会发现现在图片每次移动的间距比原来要小得多了，在Word要求的精度下完全可以达到精准要求。

另外，在调整图片或其他文本框文件的大小时，不使用鼠标，图片变化的大小不连续，这时按住Alt键，再调节，其大小就可以任意调节了。有兴趣的朋友不妨尝试一下。