档案以其来源的广泛性、内容的丰富性和形成的原始性而成为国家战略资源的核心构成部分，小编为大家整理的档案专业职称论文，希望你们喜欢。

档案专业职称论文篇一

谈档案利用理论

[摘 要]第二次世界大战后，档案利用方面总的趋势是“对公众的日益开放”，但各国在档案利用方面也遇到了许多法律、理论、实际工作以及技术等方面的问题，这些问题是档案理论工作者和实践工作者应该研究和探讨的问题。

[关健词]档案;利用;信息法;开放;保密

档案以其来源的广泛性、内容的丰富性和形成的原始性而成为国家战略资源的核心构成部分，其信息资源的发掘利用能够在经济建设和社会发展中发挥巨大作用。第二次世界大战后，档案利用方面总的趋势是“对公众的日益开放”，但各国在档案利用方面也遇到了许多法律、理论、实际工作以及技术等方面的问题，这些问题是档案理论工作者和实践工作者应该研究和探讨的问题。

一、缩短封闭期的趋势

第二次世界大战后，历史研究重点发生了变化，如当代史研究趋向的扩大，定量方法的发展，以及其他学科对档案文件利用需求的增长等，导致档案的利用呈现出多样化与近期化的趋势，这就要求缩短文件的封闭期，使更多的文件早日供研究者利用。因此，从20世纪60年代末开始，许多国家都采取了缩短封闭期的措施。如英、法、美的文件封闭期已从50年缩短为30年，但有的国家封闭期仍然很长，如梵蒂冈机密档案馆的封闭期长达80多年。在50年代以前，50年、60年甚至更长的封闭期是普遍现象，目前，各国的封闭期通常是30年、25年甚至更短的时间，缩短封闭期是发展的趋势。

对于缩短封闭期，有两种不同的反应，一种是来自行政部门的一些政治家或政府首脑，认为较短的封闭期会干扰他们对政府事务的管理;另一种是来自历史学家和广大科研工作者，他们在“科学民主”的号召下，要求政府支持开放档案，认为任何限制利用的决定都是有害的。

二、信息法与档案利用问题

20世纪60年代，在西方国家出现了“信息权利”的概念，其理论基础是美国1996年通过的“信息自由权法令”(1974-1975年修正案)。这个法令所依据的原则是：“民主形式的最好标志是人民掌握国家安全所允许的全部信息”(司法部长备忘录，1967年)。这个法令与传统档案法的不同在于，传统的档案法所考虑的是文件作为历史研究的信息资源，而信息自由法是考虑如何从文件中及时地获取最新信息。虽然这个法令不是一个档案法，但它对档案利用的影响是很大的。此后许多西方国家，如挪威、瑞典、芬兰、法国、荷兰、澳大利亚和加拿大等都效仿美国，先后通过了类似的法令。

从这些国家通过的“信息自由法”来看，其共同点是规定了利用行政管理文件的权利不受年代限制，无论这些文件是保存在档案馆、文件中心还是保存在政府机关的办公室。当然，这些法令中也列举了限制自由利用的文件类型。根据这些国家的法令规定，限制利用的文件类型主要有：(1)与国家安全和社会秩序有关的文件;(2)与私人秘密有关的文件;(3)受法律保护的秘密文件;(4)私有档案文件;(5)国家领导人和公众领袖的文件。

三、档案的开放与保密问题

从世界范围来看，当前档案利用与开放的总趋势是扩大利用的范围，主张更加自由地利用以及逐步缩短档案的封闭期。特别是20世纪60年代以来，一些国家通过的信息自由法确定了现代化行政管理文件的可利用性，但这只是利用与开放的一个方面;在另一方面，各国在开放档案的同时，并没有忘记“保密”这个重大原则问题。例如，美国在1976年修改“联邦信息自由法”的同时也通过了“保密法”，其中用17款的条文列举了不能自由利用的现代行政管理文件的种类。

对于保存在档案馆的文件，除了规定有严格的封闭期外，对于那些“与国家安全和社会秩序有关的文件”都是属于保密的，不能对外开放和自由利用。例如，军事文件、外交文件、关系国界划分的文件、反间谍文件、议会记录以及在财政、金融与外贸谈判方面有重要意义的文件等。这些文件在档案法中的表述一般是：“当保护国家利益需要时”，可以拒绝对“有关国家内政、国防、外交的保密性文件”的利用。在资本主义国家，对涉及工业、企业机密的文件也属于保密范围之内。

(一)利用的准则

1、开放的档案

是指可提供公司职员或非公司职员参阅的档案;

2、有限制的档案

是指不向公众开放，只对为企业目的而需要查阅的员工提供的档案;

3、保密的档案

是指在一定时期内仅供原企业领导、办公室和档案部门的人利用的档案。

(二)保密的期限

档案的封闭一般为20年;董事会和经理室的档案封闭期是50年;对档案信息泄密后会侵犯私人秘密或违背用户意志以及可能给银行造成危害的档案，封闭期为75年;对其他封闭期为20年以上的档案，要经档案委员会同意才能利用。

(三)提供利用的权限和程序

档案员应负责监督在档案室的利用，而且只能在档案员的指导下才能利用等。有的需经领导签字并履行一定手续后方才可以利用。

(四)档案利用与保护私人机密问题

对于保护私人机密的问题，许多国家在宪法中都有原则性的规定。有些国家还专门通过了有关法律。例如，1974年美国通过了私人秘密法，1981年以色列颁布了私人秘密法，1982年加拿大也颁布了私人秘密法等。在西方国家，所谓的“隐私权”是受到尊重和法律保护的，但是，“私人秘密”并不是一个确切的概念，一般而言，涉及私人生活、私人秘密的文件主要有：(1)关于公民情况，如出生、结婚、离婚、死亡、私生活等的文件;(2)关于健康状况的文件;(3)关于财产和收入状况的文件，如所得税官员、律师和银行职员都必须保守职业机密;(4)关于刑事和犯罪审理的文件，如司法处理案卷，特别是调查凭证不允许自由利用;(5)关于职业活动的文件，如公务员和政府雇员的个人案卷信息是不可传播的;(6)关于政治、哲学和宗教观点的文件;(7)关于政府的调查统计文件;(8)关于警方的文件;(9)关于涉及“家庭荣誉”方面的文件;(10)关于保密条例中所含信息的问题。

对档案及其内容信息的使用与利用来讲，无论是社会性的利用还是内部管理开发性的使用，均必须保证档案在政治上的安全与物质上的完整和有序，否则谈不上是真正意义上的利用。

参考文献：

[1]唐宝莲.档案工作的管理体制的探讨[J].科技档案，2006(3).

[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010(3).

[3]傅华.档案服务范围越来越广.中国档案报，2008年11月26日.

档案专业职称论文篇二

档案保密工作浅析

[摘 要]保密工作是档案管理的重点之一，本文就在档案管理中的保密事宜，如档案库房的管理、绝密档案的管理以及档案的开放等相关工作提出了具体措施。

[关键词]档案;保密;措施

一、档案管理中的保密工作

(一)档案的库房管理工作

从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些布局条件的单位，往往将库房设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用做库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最低层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃，还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

(二)绝密档案的管理和保密工作

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。

1.绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

2.提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有谨慎的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中的秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着档案人员的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

3.加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清队、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

(三)档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：须有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类的保密期限“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

(四)档案密级的调整工作

1.贯彻落实相关法规

要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用法暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划空的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清与非密的界限，确定哪些档案限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化涉密档案建设奠定基础。

2.建立法制新秩序

对解密档案的变化调整，不仅要足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：一要建立划定密期制度，以便届满自行解密。二是建立调密通知制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案室，以便衔接工作，适时变动。三要建立解密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

3.加强涉密档案的科学管理

在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻〔国档发28号〕文件实施馆、室、藏涉密档案解密划空工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷。外公卷时，可采取与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不变的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。

二、档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的秘密的时效和范围，是不对的;但如过于缺乏保密观念，对涉密档案无事其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

(一)档案的审查工作

审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐渐进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

(二)档案的解密工作

保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循《保密法》的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”(《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条)。这也就是说，解密是由于原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

(三)档案开放前的基础

开放档案首先要做好档案开放的基础工作。

1.提高开放档案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。

2.建立健全编号，要适应开放后检索与管理的要求。

3.编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。

4.准备好副本。对珍贵、重要的档案，应来取抄录、复印、照相等手段进行复制，搞好档案副本。