文秘来客接待礼仪

发布时间:2016-11-12 03:30

文秘工作之一是来客接待,在接待时要怎么做呢,小编为你整理文秘来客接待礼仪,希望能帮到你。

前台接待处是公司的窗口,接待员接待访客,态度应主动热情,耐心倾听访客的来意,并根据访客的需求积极予以帮助。

1.当访客来访时

应起立、微笑迎接,亲切地问好。如因工作或接听重要电话而影响接待,应向访客表示歉意,并请客人稍等。

2.对访客的咨询

应细心倾听后再做解答。解答问题要耐心,不能准确解答的应表示歉意,进一步了解情况后要及时向访客反馈。

3.在接待有预约的访客时

应事先作好准备,通报有关部门。在接待未预约的访客时,应询问其来访事宜,然后根据具体情况(征求相关部门意见)决定是否安排约见。如未能立即安排约见,应向访客说明,留下其相关资料并表示会协助另定时间(此方式同样适用于访客要找的负责人不在时)。

4.陌生访客来访时

务必问清其姓名及公司或单位名称,也可邀请访客赐赠名片。谢绝外来推销员、闲杂人员来访,必要时可请保安员协助处理。

5.访客来访时

接待员方负责人由于种种原因不能马上接见,要向访客说明等待理由与等待时间,若访客愿意等待,应该向访客提供茶水、杂志,奉上茶水时应左手扶杯,右手托杯底递向对方。如果可能,应该时常为访客更换茶水。

6.核实来访事宜及约见负责人后

接待员应通知相关人员迎接,若无人迎接,需将访客引导至被访人或指定地点,不得让访客自行进入办公区域。应带领访客到达目的地。

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